ABC UDANEGO i SKUTECZNEGO EVENTU FIRMOWEGO

Wróć

ABC UDANEGO i SKUTECZNEGO EVENTU FIRMOWEGO - OD CZEGO ZACZĄĆ I CZEGO NIE MOŻNA POMINĄĆ I JAK WYBRAĆ AGENCJĘ EVENTOWĄ?

 

Brief - czyli jak dobrze zacząć

Zacznijmy od tego, że z reguły klienci dokumentu zwanego brief nie lubią. Traktują go często jako niepotrzebny wymysł agencji, a wypełnienie go traktują nieco lakonicznie. W rzeczywistości jednak brief to kluczowa sprawa do rozpoczęcia rozmowy o wzajemnych oczekiwaniach - wyobrażeniach klienta i możliwościach ich realizacji przez agencję. Sytuację z przygotowaniem briefu można porównać do zlecenia pracy krawcowej, która znając wyobrażenie klienta, krój i budżet na zakup materiału, szyje strój dopasowany do oczekiwań. To samo dotyczy 'szycia' eventu. Dobrze przygotowany brief usprawnia współpracę i cały proces ofertowania. Czym tak naprawdę jest brief? To bardzo jasne sformułowane oczekiwania klienta. To informacja, czego klient oczekuje, jakie są wytyczne imprezy, jaka jest grupa docelowa, oczekiwany poziom atrakcji czy obsada artystyczna. I finalnie albo przede wszystkim - jaki cel event ma zrealizować, o czym za chwilę.

 

O wzór takiego briefu można poprosić agencję eventową, której zadaniem jest nie tylko dokładna analiza tegoż dokumentu, ale również późniejsze bardzo szczegółowe badanie potrzeb.

Brief to także punkt wyjścia do określenia ramowego budżetu imprezy, który często jest pomijany. Musimy pamiętać, że już 10 tys. pln w budżecie dużego jubileuszu firmowego robi ogromną różnicę pod kątem chociażby atrakcji dodatkowych, takich jak profesjonalna grupa barmańska, barista, który zaserwuje wyśmienitą kawę, czy też znany konferansjer. To również możliwość uatrakcyjnienia wydarzenia nietuzinkowymi elementami, jak system do rejestracji gości online, dedykowany landing page, na którym możemy prowadzić komunikację z gośćmi przed i po wydarzeniu, czy dedykowany pakiet powitalny.  Te drobne elementy często stanowią o jakości całego wydarzenia i sprawiają, że goście zapamiętują je w sposób szczególny. Ważne jest więc doprecyzowanie, czy mówimy o imprezie za 50, 100, 250 czy 400 tysięcy - tak zwane 'widełki' w tym wypadku niestety działają na niekorzyść samego eventu, a z kolei brak informacji o budżecie odbiera szansę na otrzymanie ciekawej i przede wszystkim 'szytej na miarę' koncepcji.

 

W poszukiwaniu partnera, nie oferenta

Często pojawiającym się zarzutem ze strony zleceniodawców jest fakt, że agencje nie przykładają się do przygotowywania ofert. Słyszy się na rynku, że bazują na utartych standardach oraz że oferty są niedopracowane i niedopasowane do potrzeb klienta. Sedno sprawy nie tkwi jednak w ofercie, lecz w modelu współpracy na linii klient - agencja, w którym chodzi przede wszystkim o partnerstwo i zaufanie.

 

Kreatywny i nietuzinkowy scenariusz - by faktycznie łapał za serce - wymaga ogromnego nakładu pracy. Jednak, jeśli agencja ma świadomość, że jest jedną z 7 do których zostało wysłane zapytanie, to często serce bywa zastępowane przez rozum. Staramy się przekonywać klientów do tego, by najpierw dokonali wyboru partnera, analizując doświadczenie, portfolio oraz osiągnięcia agencji, a następnie po ustaleniu warunków współpracy, rozpocząć proces przygotowania oferty. Dzięki temu agencja ma świadomość, że jeśli tylko jej koncept się spodoba, zostanie wykonawcą swojej idei. Dlatego wartościowa agencja eventowa to taka, która oprócz tego, że jest wykonawcą i producentem  imprezy, jest przede wszystkim dostawcą pomysłu. To także firma, która zajmuje się kompleksowym przygotowaniem wydarzenia, od stworzenia koncepcji, poznania całości strategii marketingowej firmy, poprzez cały proces logistyczny eventu, aż do zakończonej sukcesem realizacji. Szukając więc agencji eventowej zdecydowanie lepiej jest dobierać sobie 'partnera' biznesowego, a nie 'oferenta'.

 

Na co klienci zwracają uwagę przy wyborze agencji - partnera?

Zgodnie z raportem specjalnym 'Agencje eventowe 2014', który powstał we współpracy z Klubem Agencji Eventowych działającym w ramach SKM SAR oraz instytutem badawczym Millward Brown, aż 61 % klientów na pytanie Co jest najważniejsze przy wyborze agencji? odpowiada, że kreacja, a tylko 20% wybiera produkcję. Warto w tym miejscu zwrócić uwagę, że zarówno kreacja, jak i produkcja są niezwykle ważne, bo co z tego, że pomysł na event jest oryginalny, kreatywny i nietuzinkowy, kiedy okazuje się, że nierealny lub nie dopasowany do budżetu. Dlatego też dużo uwagi należy poświęcić na doświadczenie logistyczne agencji oraz na rangę wydarzeń, jakie miała okazję organizować. Klienci zwracają również uwagę na takie aspekty, jak elastyczność oraz zdolności do przewidywania i prognozowania tego, co może się wydarzyć, wybierając ten, czy inny scenariusz. Co ciekawe? Aż 86% klientów deklaruje gotowość płacenia wyższej ceny za bezpieczeństwo, odpowiednie zaplecze oraz przygotowanie merytoryczne agencji.

Event - cenny kiedy celny 

 

Rola eventów w strategiach marketingowych firm jest często niedoceniania. Uważa się je za coś, co trzeba, czasem wypada zorganizować, bez refleksji i ujęcia ich w szerszej perspektywie. Rzeczywistość pokazuje jednak, że to jedna z najskuteczniejszych form kontaktu z klientem i nieoceniona możliwość budowania relacji. W dzisiejszym świecie, w natłoku informacji, mailingów, promocji to często jedyna możliwość, by zostać zapamiętanym przez Klienta. Dlatego skuteczny event powinien być inwestycją, która nie tylko się zwróci, ale też przyniesie dalsze wymierne korzyści w długim okresie. Ważny jest cel, który chcemy osiągnąć - wsparcie sprzedaży, promocja, budowanie wizerunku, czy integracja pracowników. Jednym słowem stworzenie niezapomnianego doświadczenia i spotkania z marką.

 

Efekt WOW

Właściwy trop w tworzeniu eventu doskonałego to umiejętność zaproponowania klientowi tego czego potrzebuje wraz z wartością dodaną, którą w skrócie można nazwać 'efektem WOW'. Trzeba pamiętać, że nie zawsze musi się to bezpośrednio wiązać z ogromnym budżetem. To często połączenie oryginalnego pomysłu z emocjami, jakie event wzbudzi w uczestnikach, bo przecież o emocje tutaj głównie chodzi.

 

Lokalizacja eventu

Wyobraźmy sobie, że przez 10 lat co roku organizujemy firmową galę dla klientów firmy. Na dziesięciolecie chcemy przygotować coś wyjątkowego. Bardzo często taką rozmowę zaczyna się od wyboru miejsca. Prestiżowy hotel dla osiągnięcia wcześniej wspomnianego efektu WOW może być niewystarczający. Dlatego coraz częściej firmy decydują się na organizację eventu w miejscach zaskakujących - zrewitalizowanej walcowni cynku, elektrociepłowni z zabytkową halą maszyn, czy nawet na pustyni. O roli miejsca w eventach opowiemy w jednym z kolejnych wydań.

 

Czym jest zatem skuteczny event?

Skuteczny event to taki, który wzbudza emocje, na długo pozostaje w pamięci i realizuje cele marketingowe firmy… o tym również w kolejnych wydaniach ….

 

Adriana Piekarska - ekspert w dziedzinie event marketingu, właścicielka agencji eventowej Exclusive Event oraz marki Event Marketing Institute, trener biznesu, praktyk.