BRIEF EVENTOWY KLUCZEM DO SUKCESU

Wróć

JAK PRZYGOTOWAĆ BRIEF EVENTOWY?

 

Coraz częściej zmorą agencji eventowych są niepełne i mało szczegółowe briefy, które powodują, iż oferty stają się mało satysfakcjonujące dla klientów. Tymczasem agencje dwoją się i troją, by wymyślać najbardziej kreatywne i innowacyjne rozwiązania…By oferta spełniała oczekiwania, powinna być szyta na miarę potrzeb. By z kolei dokładnie rozeznać potrzeby i przygotować kompleksową ofertę, potrzeba wielu informacji - zarówno tych podstawowych (data imprezy, wiek, płeć uczestników, rodzaj eventu oraz grupa docelowa), jak również i tych bardziej rozszerzonych, jak np. dokładna specyfika wcześniejszych eventów, z uwzględnieniem atrakcji / usług, które sprawdziły się idealnie, jak również elementów, które należy zmodyfikować, które w poprzednich realizacjach się nie sprawdziły, jak również tych, które były niepotrzebnym, pustym kosztem. Kolejną, ważną i  niezbędna kwestią, obok odpowiedniego czasu na przygotowanie oferty  - jest określony budżet, a właściwie często jego brak. Przygotowanie oferty oraz wizja 'eventu idealnego' oczyma agencji, bez chociażby widełek cenowych, w konfrontacji z posiadanymi środkami klienta jest wielokrotnie fiaskiem, a brak informacji powoduje nie tylko brak oszczędności, ale również stratę czasu oraz wydłużający się okres procesu przetargowego. Nie zapominajmy również o tym, iż event oprócz atrakcyjnej formy spędzenia czasu, jest również jednym z najbardziej popularnych oraz efektownych narzędzi marketingowych, który -  o ile jest profesjonalnie przygotowany oraz odpowiednio dobrany - jest w stanie zdziałać cuda oraz osiągnąć zamierzony wcześniej cel marketingowy, bo przecież w tym kryje się cała tajemnica i magia eventów.

 

BRIEF EVENTOWY - WZÓR:

 

- Krótka, ale treściwa charakterystyka firmy

- Marka, jakiej event dotyczy

- Rodzaj eventu - event marketingowy, biznesowy, integracyjny

- Charakter - uroczysty, luźny

- Data eventu lub przybliżony termin, dzień tygodnia

- Godziny trwania

- Ilość osób

- Lokalizacja

- Motyw przewodni eventu (o ile jest ustalony)

- Cel organizowanego przedsięwzięcia

- Grupa docelowa i jej charakterystyka

- Wstępny zarys wydarzenia - agenda, założenia itp.

- Informacja dot. wcześniejszych eventów

- Zakładany budżet

- Termin przygotowania oferty (najlepiej, gdy oferent ma min. 14 dni)

 

Tekst: Małgorzata Mączka, Project Manager Exclusive Event, ekspert w dziedzienie budowania scenariusza eventu, doboru atrakcji oraz zarządzania sceną.