BRIEF EVENTOWY KLUCZEM DO SUKCESU

Wróć

Czym jest brief eventowy i dlaczego warto określić budżet?

Coraz częściej zmorą agencji eventowych są niepełne i mało szczegółowe briefy, które powodują, iż oferty stają się mało satysfakcjonujące dla Zleceniodawców. A tymczasem agencje dwoją się i troją, by wymyślać najbardziej kreatywne i innowacyjne rozwiązania…

By oferta spełniała oczekiwania, powinna być szyta na miarę potrzeb. By z kolei dokładnie rozeznać potrzeby i przygotować kompleksową ofertę, potrzebujemy wielu informacji - zarówno tych podstawowych (data imprezy, wiek, płeć uczestników, rodzaj eventu oraz grupa docelowa), jak również i tych bardziej rozszerzonych. Mam tu na myśli m.in. dokładną specyfikacja wcześniejszych eventów, z uwzględnieniem atrakcji / usług, które sprawdziły się idealnie, jak również elementów, które należy zmodyfikować, które w poprzednich realizacjach się nie sprawdziły, jak również tych, które były niepotrzebnym, pustym kosztem.

Kolejną, najważniejszą i  niezbędna kwestią, obok odpowiedniego czasu na przygotowanie oferty  - jest określony budżet, a właściwie często jego brak. Przygotowanie oferty oraz wizja 'eventu idealnego' oczyma agencji bez chociażby widełek cenowych w konfrontacji z posiadanymi środkami klienta jest wielokrotnie fiaskiem, a brak informacji powoduje nie tylko brak oszczędności, ale również stratę czasu oraz wydłużający się okres procesu przetargowego. Rozwiązaniem jest podanie po prostu niższego budżetu.

Nie zapominajmy również o tym, iż event oprócz atrakcyjnej formy spędzenia czasu, jest również jednym z najbardziej popularnych oraz efektownych narzędzi marketingowych, który -  o ile jest profesjonalnie przygotowany oraz odpowiednio dobrany - jest w stanie zdziałać cuda oraz osiągnąć zamierzony wcześniej cel marketingowy, bo przecież w tym kryje się cała tajemnica i magia eventów. Dlatego też pierwszym i najważniejszym pytaniem, jakie należy sobie zadań jest JAKI JEST CEL ORGANIZOWANEGO WYDARZENIA?

 

Brief eventowy w skrócie:

- Krótka, ale treściwa charakterystyka firmy

- Marka, jeśli event dotyczy konkretnej marki

- Rodzaj eventu (event marketingowy, biznesowy, integracyjny)

- Charakter (uroczysty, luźny)

- Data eventu lub przybliżony termin, dzień tygodnia

- Godziny trwania

- Ilość osób

- Lokalizacja (najbardziej pożądana lokalizacja, można również określić max odległość od siedziby firmy)

- Motyw przewodni eventu - o ile jest już ustalony

- Cel organizowanego przedsięwzięcia - niezwykle ważna informacja z punktu widzenia zwrotu z inwestycji)

- Grupa docelowa (jeśli pracownicy - to jaki dział, jeśli klienci - to czy kluczowi, czy wszyscy, czy wybrana grupa)

- Wstępny zarys wydarzenia - wstępna agenda, założenia itp.

- Informacja dot. wcześniejszych eventów - jak wyglądały i gdzie były organizowane

- Zakładany budżet

- Termin przygotowania oferty (najlepiej, gdy oferent ma min. 14 dni)

 

Dlaczego określenie budżetu jest takie ważne?

Określenie budżetu jest niezwykle ważne nie tylko z punktu widzenia Agencji, ale i Zleceniodawcy. Brak takiej informacji wiąże się niejednokrotnie ze stratą czasu, zarówno oferenta, jak i klienta, który otrzymuje stertę ofert, nie spełniających jego oczekiwań. Błędne jest również rozumowanie, iż brak informacji dot. budżetu, może wiązać się z oszczędnościami - dla profesjonalnej agencji nie ma to większego znaczenia, a jedynie utrudnia proces ofertowy oraz znacznie go wydłuża. Znajomość budżetu pozwala na dobranie takich elementów, które przyniosą najlepsze efekty, najbardziej skuteczne i unikalne rozwiązania oraz zrealizują postawione cele marketingowe. Jeśli jednak, Zleceniodawca nie jest w stanie określić konkretnego budżetu, sugerujemy podać chociażby widełki budżetowe, które będą zapewne cenną wskazówką dla Zleceniobiorcy.