EVENT BIZNESOWY: SPORTOWO-ROZRYWKOWO, CZY BANKIETOWO?

Wróć

Wybór miejsca pod event jest jednym z najważniejszych elementów planowania wydarzenia. Z każdym dniem klienci biznesowi stają się bardziej wymagający, nie tylko pod względem proponowanych aktywności podczas spotkania, ale też właśnie w kwestii ich lokalizacji. Dzięki coraz większym możliwościom, zarówno transportowym, nowym technologiom, coraz bogatszej bazie noclegowej, a przede wszystkim dzięki większej świadomości znaczenia eventów biznesowych, można dziś stworzyć swoiste dzieła eventowej sztuki i zaspokoić nimi nawet najbardziej wygórowane oczekiwania. 

 

Zdanie 'Only sky is the limit' jest chyba najczęściej powtarzanym w tej branży. Możliwości organizacji eventów są dziś bowiem niemal zupełnie nieograniczone. To jedynie kwestia naszej wyobraźni i budżetu klienta. Fakt, że obecnie niemal wszystko jest w zasięgu ręki powoduje, że organizatorzy prześcigają się w pomysłach, a uczestnicy eventów mają coraz większe oczekiwania. I dobrze, ponieważ wszyscy na tym korzystają. W dzisiejszym zabieganym świecie, gdzie relacje międzyludzkie coraz częściej ograniczają się do wymiany krótkich smsów, te kilka chwil podczas eventu biznesowego pozwala na moment odprężenia, na wywołanie pozytywnych emocji i zacieśnienie więzi.

 

Gdzie w takim razie udajemy się dziś po te emocje i wrażenia? Czym się kierujemy, wybierając poszczególne miejsca? Czy każda lokalizacja daje nam takie same możliwości organizacji atrakcji, czy są pewne ograniczenia?

 

Kiedy myślimy o evencie biznesowym, pierwszym wyborem dziś ciągle jeszcze jest hotel. Rosnąca w ekspresowym tempie liczba ekskluzywnych hoteli w atrakcyjnych przestrzeniach sprawia, że nadal są one najbardziej popularną opcją. Tu powód jest prosty - wygoda organizatora i uczestnika zarazem. To bezpieczeństwo powodzenia eventu, gdyż cała infrastruktura dostosowana i gotowa jest na przyjęcie Gości, nie ma konieczności martwienia się o zapewnienie parkingów, toalet, szatni, ani o catering. Wszystko jest na miejscu. Co więcej, uczestnicy mają możliwość korzystania w czasie wolnym z basenu, zabiegów SPA, czy też innych atrakcji znajdujących się w danym obiekcie.

Mimo jego popularności, z roku na rok klienci jednak coraz bardziej interesują się organizacją swoich imprez w nietuzinkowych 'venue', czyli w miejscach, które same w sobie będą stanowiły eventową atrakcję i na długo zapadną w pamięci zaproszonych Gości. Wtedy też, hotele służą jedynie jako baza noclegowa, podczas gdy w dzień goście bawią się w zupełnie innych lokalizacjach.

 

Tutaj lokalizacje można podzielić na 2 kategorie: sportowo-rozrywkowe oraz bankietowe.

 

SPORTOWO I ROZRYWKOWO

 

POLE GOLFOWE

Wybór nieoczywisty, ale tylko dla tych którzy nigdy wcześniej nie mieli styczności z realizacją w takiej właśnie przestrzeni. Dziś bowiem pole golfowe to niekoniecznie tylko obszerny teren zieleni dedykowany jedynie sportowcom. Coraz częściej jest ono zaaranżowanae tak, by po zaciętej rywalizacji odpocząć w atrakcyjnym miejscu. Golf kojarzy się z prestiżem i elitarnością, a jednocześnie jest najbardziej towarzyskim ze wszystkich sportów. Ponadto uczy koncentracji i konsekwencji w dążeniu do celu. Event w takim miejscu należy z pewnością do wydarzeń premium, z wysokiej półki. To zatem doskonały pomysł na ekskluzywne biznesowe spotkanie. Intensywność otaczającej zieleni, przejażdżka meleksem, relaksująca muzyka płynąca z głośników, pyszne przekąski i drinki sprawią, że czas uczestników będzie płynął wolniej i zapomną oni o codziennych problemach. Warto więc postawić na taki event.

 

PARKI ROZRYWKI

Rozległy obszar i koncentracja wielu form rozrywki w jednym miejscu. Do tego możliwość noclegu w samym parku lub tuż obok i bogata oferta gastronomiczna. Inicjatorzy eventów biznesowych coraz częściej dostrzegają niedobory czasu swoich pracowników, więc planując organizację tego typu wydarzeń, biorą pod uwagę możliwość zaproszenia na nie partnerów czy nawet całych rodzin Takie miejsca pozwalają oderwać się zupełnie od znanych nam na co dzień przestrzeni, a ze względu na oferowane atrakcje zapewniają wyższy poziom adrenaliny oraz często ekstremalne doznania, których nie doświadczą w żadnym innym miejscu.

 

FIT EVENTY

Fit eventy przeżywają aktualnie swoje najlepsze przysłowiowe 'pięć minut'. W mediach  społecznościowych pełno jest profili sportsmanek, sportsmenów, celebrytek i celebrytów, którzy promują zdrowy, sportowy tryb życia. Ma to wpływ również na branżę eventową, bowiem liczba organizowanych imprez sportowych znacząco wzrosła. Także eventy biznesowe coraz częściej obejmują aktywności sportowe właśnie. Zdrowy styl życia i fitness już dawno przekroczyły wymiar 'godzina ćwiczeń dwa razy w tygodniu'. Dziś dbanie o zdrowie i kondycję nie ogranicza się do sali treningowej i coraz częściej dbamy o to, by aktywność fizyczna była częścią każdego dnia. Tego typu wyjazdy są indywidulnie dopasowane do potrzeb uczestników. Treningi odbywają się na różnych poziomach zaawansowania, zarówno w plenerze (las, plaża, bieżnia), ja i sportowej hali, a dodatkowo można skorzystać z profesjonalnych konsultacji treningowo-żywieniowych z trenerami oraz dietetykami, czy też z porad i zabiegów fizjoterapeutów.

 

MOTO EVENTY

Wachlarz eventów motoryzacyjnych jest niezwykle szeroki i cieszą się one wyjątkową popularnością wśród męskich grup, choć nie tylko. Przykładem mogą być chociażby imprezy na torach wyściogwych. Wśród atrakcji, jaki czyhają na uczestników są m.in.: przejazdy prawdziwymi motoryzacyjnymi bestiami typu Lamborghini Gallardo, Ferrari czy Nissan GTR po torze w asyście doświadczonego kierowcy wyścigowego, rywalizacje na symulatorach jazdy, a i szkolenia ze znanymi polskimi rajdowcami.  Drugą, równie ciekawą atrakcją, może być przeprawa samochodami rajdowymi przez pustynne tereny z roadbookiem w ręku. Szybkość, dynamika i adrenalina gwarantowane!

 

IMPREZY W PLENERZE Z CAŁYMI RODZINAMI

Imprezy na świeżym powietrzu to ważna część eventowych realizacji. Ich największym atutem jest nieco mniej oficjalna atmosfera. Lokalizacja na świeżym powietrzu daje przede wszystkim możliwości zgromadzenia bardzo szerokiej publiczności, w tym również rodzin zaproszonych gości. Imprezy w plenerze to bardzo szerokie pojęcie. Może to być 'śniadanie na trawie', wernisaż, mecz piłkarski, czy event nad jeziorem. Pikniki firmowe coraz częściej też wyjmuje się ze sztampowych scenariuszy kojarzonych z klaunem, watą cukrową i kiełbaskami z grilla, a zastępuje np. 'garden party' w ekologicznym duchu lub imprezą na terenie zamku połączoną z pokazami rycerskimi oraz iście średniowieczną ucztą.

 

EVENT NA STOKU

Świetnym sposobem na sportową integrację są wyjazdy w porze zimowej. Zarówno te krótsze w Beskidy czy Tatry, jak i np. tygodniowe na włoskie stoki. Wspólne szusy, spotkania w restauracjach na stoku, nauka jazdy na nartach czy snowboardzie, ale też na sankach i innych ślizgach z przymrużeniem oka to świetny sposób na biznesową integrację.

 

REJSY I REGATY

Dla tych, którzy zupełnie chcą odejść od stacjonarnych form imprezy biznesowej, rynek ma również wiele innych ofert. Coraz popularniejsze stają się już nieco dłuższe eventy, takie jak np. tygodniowy rejs po mazurskich jeziorach, czy - idąc dalej - po Morzu Śródziemnym. Eventy wodne są doskonałą formą integracji w ogóle. Sporty wodne bowiem to przecież pasja, która kształtuje charakter, uczy pracy w zespole, szacunku do przyrody i wartości takich, jak odpowiedzialność, przyjaźń i lojalność. Woda daje bardzo wiele możliwości dla kreacji biznesowego wydarzenia. Jedną z nich są regaty, które łączą rekreację ze sportową rywalizacją i świetną zabawą. Regaty żeglarskie to wyścigi jachtów, które wymagają szybkiego podejmowania decyzji  przez zespół i reagowania na nagle zmieniającą się sytuację. To praca całej załogi decyduje o wyniku końcowym. Podobnie rzecz ma się z rejsami. Tydzień na jednej, stosunkowo niewielkiej przestrzeni, w cudownych okolicznościach przyrody lub podczas nagłego sztormu spełnia wszystkie funkcje eventu integracyjnego.

 

 

BANKIETOWO I EKSKLUZYWNIE

 

PRZESTRZENIE INDUSTRIALNE

Eventy w przestrzeniach industrialnych to gwarancja niepowtarzalnych przeżyć, wyjątkowego klimatu oraz zaskoczenia Gości. Inspirują one kreatywne agencje do tworzenia scenariuszy jedynych w swoim rodzaju, niemożliwych do przeniesienia w żadne inne miejsce. Obiekty te wymagają naprawdę bezbłędnej logistyki, rozplanowania przestrzennego oraz ogromnego doświadczenia podmiotu podejmującego takie wyzwanie, a po drugie - są to przestrzenie generujące dodatkowe koszty. Takie miejsca mają często pewne ograniczenia oraz nie są przystosowane do organizacji imprez, co oznacza, że właściwie trzeba tu wziąć pod uwagę wszystko to, co w 'normalnej' przestrzeni jest po prostu standardem. Wspomniane już zrewitalizowana walcownia cynku, czy elektrociepłownia z zabytkową halą maszyn przyciągają jednak właśnie swoją niesztampowością. Bez względu na to, czy odbędzie się tam koncert znanej gwiazdy, czy po prostu klasyczny bankiet, event z pewnością zostanie zapamiętany.

 

HALE EXPO I CENTRA KONFERENCYJNE

Uniwersalna, prosta i minimalistyczna - po prostu wymarzona, bo niezwykle plastyczna przestrzeń dla organizatorów eventów. Jednym zdaniem hale i centra konferencyjne doskonale nadają się do wyreżyserowania cudownego bankietu, imprezy firmowej, jubileuszu, czy międzynarodowej konferencji. Takie przestrzenie są niczym biała kartka, gotowa do zapisania pięknej historii. Lista tego typu obiektów z roku na rok się powiększa i w każdej dużej aglomeracji do dyspozycji mamy co najmniej jedną taką przestrzeń. To często ogromne hale, liczące kilkanaście tys. metrów kwadratowych powierzchni wystawienniczej, zapewniające możliwość łączenia i dzielenia sal na mniejsze, które posiadają ponadto doskonałe zaplecze parkingowe oraz techniczne.

 

MUZEA I OBIEKTY KULTURALNE

Muzeum, filharmonia lub teatr to doskonałe miejsce na premierę nowego produktu, elegancki bankiet dla gości VIP, czy pokaz mody. Obiekty te to często piękne, wytworne sale i miejsca elitarnych spotkań z bogatą historią i tradycją, a czasem ultranowoczesne przestrzenie z niezwykle ciekawymi rozwiązaniami architektonicznymi. Event w muzeum zwykle jest imprezą 'zespoloną' z miejscem, w którym się odbywa. Podniosła atmosfera miejsca udziela się Gościom. I choć może to zabrzmieć zaskakująco, muzeum to świetne miejsce np. na….koncert rockowy. Filharmonia i teatr z kolei to piękne miejsca, w których można połączyć wspólne delektowanie się sztuką, a potem, po zakończonym spektaklu czy koncercie, we foyer na kameralnym bankiecie. Sama scena daje także olbrzymie możliwości, jeśli celem naszego eventu będzie np. wręczenie nagród, czy podniosłe świętowanie firmowego jubileuszu.

 

PODSUMOWANIE

Nie sposób opisać tu jednak wszystkich możliwości i miejsc, które pozwalają na realizacje biznesowych eventów, bo te są naprawdę niemal nieograniczone. A kto wie, co jeszcze przyniesie przyszłość?

 

Organizacja eventu biznesowego w niestandardowym miejscu stanowi nie lada wyzwanie dla organizatorów i wymaga olbrzymiego zaufania klienta, a często też większego budżetu. Jednak naprawdę warto. Wrażenia i emocje, które pozostaną w pamięci uczestników są po prostu nieosiągalne w innych przestrzeniach. Przyszłość bez wątpienia należy więc do oryginalnych lokalizacji, wybijających się na tle konkurencji. To znaczący gwarant powodzenia eventu i choć nie jedyny, to nawet najlepszy pomysł zrealizowany w miejscu, które jest nieatrakcyjne, spali na panewce. 

 

Tekst: Adriana Piekarska - ekspert w dziedzinie event marketingu, właścicielka agencji eventowej Exclusive Event oraz marki Event Marketing Institute, trener biznesu, praktyk.