INWESTUJESZ W EVENT, INWESTUJ SKUTECZNIE

Wróć

INWESTUJESZ W EVENT, INWESTUJ SKUTECZNIE

Event to inwestycja. Narzędzie służące skutecznemu budowaniu i utrzymywaniu relacji. Jak każda inwestycja, wymaga jednak odpowiedniej strategii, czyli perfekcyjnie przemyślanej oraz ukierunkowanej na osiągnięcie zamierzonych rezultatów. Jak zatem skutecznie zainwestować w event, by stopa zwrotu była zadowalająca? Od czego zacząć? Wieloletnie doświadczenie na rynku eventowym pozwoliło nam usystematyzować fundamentalne zasady. Wierzymy, że te wskazówki pomogą podjąć właściwie decyzje, wybrać profesjonalną agencję, a zrealizowany event umożliwi zwiększenie kapitału na każdej płaszczyźnie.

 

Zacznij od biznesplanu Twojego eventu - czyli, jak ugryźć, żeby nie nakruszyć

Podstawowym zadaniem każdego inwestora jest dokładna analiza własnych potrzeb, czyli udzielenie odpowiedzi na kilka podstawowych pytań: Jaki jest cel mojej inwestycji? Czy zależy mi na zwiększeniu sprzedaży, na wzmocnieniu wizerunku firmy, podtrzymaniu kontaktu z kontrahentami, dostarczeniu odbiorcom informacji o produkcie, a może na usprawnieniu komunikacji wewnętrznej w zespole? Kolejnym krokiem jest precyzyjne wskazanie grupy docelowej. Powinniśmy dokładnie wiedzieć, kim są nasi odbiorcy, co lubią, w jaki sposób postrzegają markę, jak spędzają wolny czas, czy oczekują partnerstwa biznesowego, czy może szukają możliwości nawiązania relacji opartej na poziomie emocjonalnym. Zamiast jednak zastanawiać się nad tym, czy zadaliśmy sobie wszystkie ważne pytania, warto skorzystać z dokumentu, jakim jest tzw. brief eventowy. Często niestety brakuje czasu na jego opracowanie, co w konsekwencji może prowadzić do fiaska naszej inwestycji. Posiłkując się dalej słownictwem z zakresu przedsiębiorczości, brief to swoisty biznesplan, przygotowany przez profesjonalistów oraz ekspertów. To bardzo jasno sformułowane oczekiwania wobec swojej inwestycji. Bez niego można podjąć się działania, jednak bez gwarancji zadowalającego efektu.

Brief to także punkt wyjścia do określenia ramowego budżetu imprezy. Jeśli jest pomijany, uniemożliwia stworzenie skutecznej strategii. Z naszych obserwacji wynika, iż inwestorzy często nie przekazują informacji o swoich możliwościach finansowych, licząc w ten sposób na korzystniejszą ofertę podwykonawcy. To jednak mit, ponieważ profesjonalnie opracowany budżet powinien być przejrzysty i zawierać pozycję wynagrodzenie podmiotu wykonawczego. Pozostałe pozycje winny być realnymi kosztami, bez sztucznego zawyżania ich.

Informacja o budżecie, jakim dysponuje inwestor, pozwala na przygotowanie oferty precyzyjnie dostosowanej do potrzeb, ale również odpowiednio zoptymalizowanej, gdzie środki inwestowane są w te elementy, które w danej koncepcji są najważniejsze. Doświadczony partner, znając budżet, doskonale wie, czy korzystniejszą będzie inwestycja w bogatsze menu oraz klimatyczny występ kwartetu smyczkowego, czy może w uzupełnienie wydarzenia o nietuzinkowe elementy, jak np. system do rejestracji gości online, dedykowany landing page, poprzez który możemy prowadzić komunikację z Gośćmi przed i po wydarzeniu, czy dedykowany pakiet powitalny, który będzie czekał na Gości w hotelu. Musimy pamiętać, że już 10 tys. złotych różnicy w budżecie dużego jubileuszu firmowego może w znaczący sposób zmienić jego przebieg, a potem odbiór. Dla przejrzystości i komfortu działań obu stron (inwestora oraz organizatora) należy więc jasno określić obszar, w którym organizator może się poruszać. W tym wypadku tak zwane 'widełki' niestety działają na niekorzyść samego eventu. Reasumując, przy wyborze partnera, któremu planujemy powierzyć organizację eventu, zwróćmy uwagę na jego pierwsze kroki, nawet, jeśli wydadzą nam się nadgorliwością. Jeśli agencja eventowa  nie wnioskuje o przygotowanie briefu, nie dysponuje wzorem takiego dokumentu, nie kontaktuje się w celu ustalenia wszelkich szczegółów, nie dąży do doprecyzowania budżetu, a docelowo nie proponuje spotkania, podczas którego winna nastąpić szczegółowa analiza - powinno się zapalić czerwone światło.

 

Czy inwestując w event, inwestować również w agencję?

Świadomość roli event marketingu jest dziś coraz większa. Coraz więcej firm przekonuje się o jego skuteczności i wykorzystuje go do budowania wizerunku marki czy relacji z klientami. Coraz częściej też event nie jest już traktowany jako coś, co wypada zaplanować (ponieważ na przykład zbliża się jubileusz), lecz decyzję o jego organizacji podejmuje się w pełni świadomie, widząc w nim element strategii biznesowej przedsiębiorstwa.

Wśród firm rozważających współpracę z profesjonalną agencją eventową i powierzenie jej przygotowania wydarzenia, zwykle pojawiają się wątpliwości o zasadność inwestycji w agencję oraz konieczność oddania jej kompleksowej organizacji eventu. Powody są różne, najczęściej to kwestia oszczędności lub przekonania, iż nikt nie zna 'mojego' klienta lepiej niż ja sam. Zdarza się, że firmy nie mają dobrych doświadczeń po poprzednich realizacjach lub po prostu wierzą, że 'imprezę może zorganizować każdy'. I w teorii pewnie tak jest. Rezerwacja noclegów i atrakcji to faktycznie nic trudnego. Jednak, czy taka forma organizacji - poza ograniczeniem kosztów - spełni cele eventu i pozwoli na zwiększenie kapitału przedsiębiorstwa? Posiłkując się znów terminologią biznesową, to tak, jakby samemu inwestować na giełdzie bez odpowiedniej wiedzy i wierzyć w pokaźny zysk.

Zdecydowanie warto więc zainwestować we współpracę z doświadczonym partnerem. Zanim jednak przystąpimy do inwestycji, dobrze poznajmy naszego przyszłego doradcę. W jaki sposób? Czym się kierować przy wyborze agencji? Przede wszystkim trzeba dobrze zapoznać się z tzw. CV eventowym, czyli z dorobkiem firmy, zakresem usług i referencjami innych podmiotów. Znaczący jest czas, jaki nasz potencjalny partner jest obecny na rynku, a także liczba realizacji i ich zakres. Dużym atutem będą też zdobyte nagrody i wyróżnienia branżowe, ale i informacja, czy dana agencja angażuje się w działalność stowarzyszeń eventowych. To oznacza bowiem, że przestrzega zasad etyki i zdrowej rywalizacji, co również jest niezwykle istotne. Pamiętajmy również, że event to nie tylko kreacja. Ważne, by ten oryginalny, kreatywny i nietuzinkowy pomysł był możliwy do zrealizowania i dopasowany do budżetu. Na dogłębne poznanie przyszłego podwykonawcy warto więc poświęcić trochę czasu, by w przyszłości uniknąć rozczarowania i zyskać pewność, że dobrze zainwestowaliśmy swoje środki.

 

'A może hotel i menu ogarniemy samy?'

Samodzielna koordynacja hotelu oraz gastronomii, to również często spotykana postawa. Znaczący jest jednak fakt, że firmy, które choć raz, zdecydowały się na takie rozwiązanie, szczególnie w przypadku organizacji jubileuszu czy wystawnej gali, raczej do niego nie wracają. Dlaczego? Bo fakt, że znamy rynek hotelowo-gastronomiczny w naszym mieście, nie oznacza, że jesteśmy w stanie odpowiednio rozplanować dostępną w obiekcie przestrzeń, dobrać menu i serwowane trunki do grupy docelowej, czy też skoordynować pracę kelnerów, czy serwisu sprzątającego. Należy pamiętać, że co innego widzi klient indywidualny, a na co innego zwraca uwagę agencja oraz Goście wydarzenia. Kolejny plus to aspekt finansowy - agencje często współpracując z hotelami na szeroką skalę mają możliwość uzyskania lepszych warunków niż klient indywidualny, nawet jeśli ten podpisze umowę lojalnościową z danym obiektem. I nie chodzi tu jedynie o ceny za same noclegi, czy wynajem sali, ale o inne udogodnienia, których klient sam może nie wziąć pod uwagę, typu garderoby, zaplecza, szkło do baru, czy ochrona. Co więcej - jeśli agencja kompleksowo odpowiada za event, również całościowo reprezentuje klienta. W momencie pojawienia się nieprzewidzianych okoliczności, wymagających szybkiej reakcji, klient może czuć się w pełni komfortowo, mając pewność, że sytuacje te zostaną pomyślnie rozwiązane. Nierzadko o takich okolicznościach dowie się dopiero po evencie.

 

Zaletą powierzenia kompleksowej obsługi eventu agencji jest możliwość skorzystania z wiedzy, doświadczenia i pełnej opieki na czas trwania przygotowań i realizacji wydarzenia. W skrócie oznacza to po prostu profesjonalną usługę na najwyższym poziomie.

 

Usługi agencji są za drogie…

Można zapytać, w porównaniu z czym? Czy skuteczność w działaniu, poczucie bezpieczeństwa, spokój oraz realny zysk z inwestycji nie powinny kosztować? Czyż nie tak działa biznes, że by zarobić trzeba najpierw zainwestować? Przy wyborze agencji, zamiast zestawiać oferty, cenniki czy wartości prowizji, sugerujemy postawić sobie pytania o swój komfort, zapewnić możliwość poznania potencjalnego partnera biznesowego i jego szczegółowej oferty. Zgodnie z zasadą 'kto pyta, nie błądzi', warto dowiedzieć się wszystkiego, co nas nurtuje, a co zapewni spokój na czas przygotowań i później czas trwania eventu. Dla przykładu tylko kilka pytań… Czy w kosztach imprezy zostanie zawarty montaż dzień lub dwa wcześniej, po to tylko, by Zarząd miał czas na przećwiczenie swojej przemowy? Czy będziemy przygotowani na sytuacje nieprzewidziane, np. jeśli braknie prądu lub papieru w toalecie lub gdy na czas nie dotrze tort i 'strzeli' sukienka gwiazdy wieczoru 5 minut przed występem? Czy w przypadku czyjegoś zasłabnięcia, będzie wiadomo co robić? A jeśli pojawi się policja, bo ktoś z sąsiedniego budynku zgłosi zakłócenie ciszy nocnej? Bądź po prostu spadnie deszcz, podczas gdy wymarzyliśmy sobie przyjęcie na świeżym powietrzu…

Czy zatem poza kosztorysem warto zwrócić uwagę również na inne ważne aspekty? A może one okażą się nawet ważniejsze…?

 

Nie oszczędzaj, tylko inwestuj…

Na pytanie czy korzystać więc z usług agencji eventowej poprawna odpowiedź jest tylko jedna - z całą pewnością korzystać! Korzystać, bo to nie koszt, a inwestycja - w jakość, profesjonalny wizerunek, spójną komunikację, skuteczne nawiązanie relacji. Event powinien być inwestycją, która nie tylko się zwróci, ale w perspektywie czasu przyniesie też wymierne zyski. Aby skutecznie wykorzystać ten potencjał, należy potraktować go jako element strategii biznesowej - od koncepcji, celu jaki ma realizować, przez perfekcyjne i profesjonalne wykonanie, po analizę efektów i tzw. follow-up, czyli zbieranie informacji zwrotnych/danych po zakończonej imprezie. A jeśli ma to być nasza lokata szeroko rozumianego kapitału, nie warto eksperymentować i być może ryzykować. Zdecydowanie warto realizację powierzyć prawdziwym specjalistom w tej dziedzinie.

Albo profesjonalnie, albo w ogóle - w event marketingu nie ma drogi na skróty.