INWESTUJESZ W EVENT, INWESTUJ SKUTECZNIE, CZYLI JAK WYBRAĆ AGENCJĘ EVENTOWĄ?

Wróć

Świadomość roli event marketingu jest dziś coraz większa. Coraz więcej firm przekonuje się o jego skuteczności i wykorzystuje go do budowania wizerunku marki, czy relacji z klientami. Coraz częściej też event nie jest już traktowany jako coś, co wypada zaplanować (ponieważ na przykład zbliża się jubileusz), lecz decyzję o jego organizacji podejmuje się w pełni świadomie, widząc w nim element strategii biznesowej przedsiębiorstwa. Wśród firm rozważających współpracę z profesjonalną agencją eventową i powierzenie jej przygotowania wydarzenia, zwykle pojawiają się wątpliwości o zasadność inwestycji w agencję oraz konieczność oddania jej kompleksowej organizacji eventu. Powody są różne, najczęściej to kwestia oszczędności lub przekonania, iż nikt nie zna 'mojego' klienta lepiej niż ja sam. Zdarza się, że firmy nie mają dobrych doświadczeń po poprzednich realizacjach lub po prostu wierzą, że 'imprezę może zorganizować każdy'. I w teorii pewnie tak jest. Rezerwacja noclegów i atrakcji to faktycznie nic trudnego. Jednak, czy taka forma organizacji - poza ograniczeniem kosztów - spełni cele eventu i pozwoli na zwiększenie kapitału przedsiębiorstwa? Posiłkując się znów terminologią biznesową, to tak, jakby samemu inwestować na giełdzie bez odpowiedniej wiedzy i wierzyć w pokaźny zysk. Zdecydowanie warto więc zainwestować we współpracę z doświadczonym partnerem. Zanim jednak przystąpimy do inwestycji, dobrze poznajmy naszego przyszłego doradcę. W jaki sposób? Czym się kierować przy wyborze agencji?

 

Wieloletnie doświadczenie na rynku eventowym pozwoliło nam usystematyzować fundamentalne zasady. Wierzymy, że te wskazówki pomogą podjąć właściwie decyzje przy wyborze partnera godnego zaufania, a zrealizowany event umożliwi zwiększenie kapitału na każdej płaszczyźnie.

 

JAK WYBRAĆ NAJLEPSZĄ AGENCJĘ EVENTOWĄ?

 

Przede wszystkim trzeba dobrze zapoznać się z tzw. CV eventowym, czyli z dorobkiem firmy, zakresem usług i referencjami innych podmiotów. Znaczący jest czas, jaki nasz potencjalny partner jest obecny na rynku, a także liczba realizacji i ich zakres. Dużym atutem będą też zdobyte nagrody i wyróżnienia branżowe, ale i informacja, czy dana agencja angażuje się w działalność stowarzyszeń eventowych czy przestrzega zasad etyki i zdrowej rywalizacji, co również jest niezwykle istotne. Pamiętajmy również, że event to nie tylko kreacja. Ważne, by ten oryginalny, kreatywny i nietuzinkowy pomysł był możliwy do zrealizowania i dopasowany do budżetu. Na dogłębne poznanie przyszłego podwykonawcy warto więc poświęcić trochę czasu, by w przyszłości uniknąć rozczarowania i zyskać pewność, że dobrze zainwestowaliśmy swoje środki.

 

 

USŁUGI AGENCJI SĄ ZA DROGIE…?

 

Można zapytać, w porównaniu z czym? Czy skuteczność w działaniu, poczucie bezpieczeństwa, spokój oraz realny zysk z inwestycji nie powinny kosztować? Czyż nie tak działa biznes, że by zarobić trzeba najpierw zainwestować? Przy wyborze agencji, zamiast zestawiać oferty, cenniki czy wartości prowizji, sugerujemy postawić sobie pytania o swój komfort, zapewnić możliwość poznania potencjalnego partnera biznesowego i jego szczegółowej oferty. Zgodnie z zasadą 'kto pyta, nie błądzi', warto dowiedzieć się wszystkiego, co nas nurtuje, a co zapewni spokój na czas przygotowań i później czas trwania eventu. Dla przykładu tylko kilka pytań… Czy w kosztach imprezy zostanie zawarty montaż dzień lub dwa wcześniej, po to tylko, by Zarząd miał czas na przećwiczenie swojej przemowy? Czy będziemy przygotowani na sytuacje nieprzewidziane, np. jeśli braknie prądu lub papieru w toalecie lub gdy na czas nie dotrze tort i 'strzeli' sukienka gwiazdy wieczoru 5 minut przed występem? Czy zatem poza kosztorysem warto zwrócić uwagę również na inne ważne aspekty? A może one okażą się nawet ważniejsze…?

 

NIE OSZCZĘDZAJ - INWESTUJ…

 

Na pytanie, czy korzystać więc z usług agencji eventowej poprawna odpowiedź jest tylko jedna - z całą pewnością korzystać! To nie zbędny koszt, a inwestycja - w jakość, profesjonalny wizerunek, spójną komunikację, skuteczne nawiązanie relacji.

 

EVENT ELEMENTEM STRATEGII PRZEDSIĘBIORSTWA

 

Event powinien być inwestycją, która nie tylko się zwróci, ale w perspektywie czasu przyniesie też wymierne zyski. Aby skutecznie wykorzystać ten potencjał, należy potraktować go jako element strategii biznesowej - od koncepcji, celu jaki ma realizować, przez perfekcyjne i profesjonalne wykonanie, po analizę efektów i tzw. follow-up, czyli zbieranie informacji zwrotnych/danych po zakończonej imprezie. A jeśli ma to być nasza lokata szeroko rozumianego kapitału, nie warto eksperymentować i być może ryzykować. Zdecydowanie warto realizację powierzyć prawdziwym specjalistom w tej dziedzinie. Albo profesjonalnie, albo w ogóle - w event marketingu nie ma drogi na skróty.

 

Tekst: Adriana Piekarska - ekspert w dziedzinie event marketingu, właścicielka agencji eventowej Exclusive Event oraz marki Event Marketing Institute, trener biznesu, praktyk.