Jak zorganizować galę jubileuszową?

Wróć

Gala jubileuszowa to wydarzenie niezwykłe, o dużym znaczeniu emocjonalnym dla jego uczestników. Okrągła rocznica funkcjonowania firmy to bowiem wyjątkowe święto dla jej zarządu, wspólników, pracowników oraz kontrahentów. To okazja do integracji zespołu, docenienia tych najbardziej zasłużonych i tak po prostu do spędzenia cudownego wspólnego czasu. To bardzo podniosła chwila, która wymaga odpowiedniej organizacji, oprawy i szczególnego miejsca. 

Gala jubileuszowa - co to jest?

Gala z definicji jest eventem eleganckim, skrupulatnie przygotowanym, dopracowanym w najdrobniejszych szczegółach, zakończonym tzw. 'efektem WOW'. Jeśli takie założenia zostaną spełnione, możemy być pewni, że wieczór na długo pozostanie w pamięci Gości. 

Dla organizatorów gali jubileuszowej to nie lada wyzwanie, bowiem muszą połączyć pewien schemat (część oficjalna i nieoficjalna, wystąpienia i przemowy gości) z elementem zaskoczenia. 

Organizacja gali - niepowtarzalność, brak schematów przede wszystkim!

Przystępując do pracy nad takim projektem, należy więc w pierwszej kolejności wysondować potrzeby klienta, czyli rozpocząć od analizy briefu. Dzięki temu mamy precyzyjną wiedzę o tym, czego nasz zleceniodawca oczekuje, jakie są wytyczne imprezy, jej grupa docelowa i główny cel do zrealizowania. Bogaci w tę wiedzę tworzymy kreację. Tu już sekret tkwi w niepowtarzalności. Powinna być ona zaskakująca, oryginalna, angażująca i wyzwalająca emocje. Pamiętajmy, że dobrze przemyślany i niezapomniany event może zdziałać więcej w biznesie, niż długie godziny negocjacji.

Gdzie zrealizować galę jubileuszową?

Niezwykle istotnym czynnikiem wpływającym bezpośrednio na pozytywny odbiór gali jubileuszowej  przez Gości jest jednak przede wszystkim wybór lokalizacji. Zatem…

 

Organizując galę jubileuszową musimy brać pod uwagę jeszcze kilka czynników. Mowa tu o lokalizacji, cateringu, głównej atrakcji, scenografii, zaproszonych gościach, formie ich zapraszania i oprawie muzycznej. Pamiętajmy, iż jedzenie na eventach od dawna już nie służy tylko zaspokajaniu głodu zaproszonych, a scenografia to nie tylko kula dyskotekowa i balony. Nie bójmy się eksperymentować i oczarowywać uczestników.

Stoimy na straży przekonania, że im bardziej wyszukana, wyjątkowa, a najlepiej 'jeszcze nieodkryta' przestrzeń, tym lepiej. Gdy jednak słyszmy gala jubileuszowa, w pierwszej kolejności mamy przed oczyma elegancką salę teatralną, w filharmonii, czy w obiektach konferencyjnych. Lista tego typu obiektów z roku na rok się powiększa i w każdej dużej aglomeracji do dyspozycji mamy co najmniej jedną taką przestrzeń. Obiekty te to często piękne, wytworne sale i miejsca elitarnych spotkań z bogatą historią i tradycją, a czasem ultranowoczesne przestrzenie z niezwykle ciekawymi rozwiązaniami architektonicznymi. Eventy jubileuszowe w takich miejscach to niewątpliwie gwarancja powodzenia, jednak zachęcamy naszych klientów do podjęcia ryzyka i coraz częściej proponujemy na organizację gali jubileuszowej miejsca absolutnie zaskakujące - zrewitalizowaną walcownię cynku, czy elektrociepłownię z zabytkową halą maszyn. Atmosfera tajemniczości, nietuzinkowości - to duża szansa, że wydarzenie pozostanie na długo w sercach uczestników. To są zwykle olbrzymie wyzwania logistyczne i budżetowe, jednak zapewniamy, że warto się z nimi zmierzyć.  Wrażenia i emocje, które pozostaną w pamięci uczestników są po prostu nieosiągalne w innych przestrzeniach, a goście pozostają ze świadomością, iż zostali zaproszeni na galę zaprojektowaną i stworzoną specjalnie na tę jedną i jedyną uroczystość.

Pomysł na galę jubileuszową

W tym miejscu warto powtórzyć zdanie, które zdaje się być hasłem przewodnim branży.'Only sky is the limit'. Możliwości organizacji eventów są dziś bowiem niemal zupełnie nieograniczone. To jedynie kwestia naszej wyobraźni i budżetu klienta. Fakt, że obecnie niemal wszystko jest w zasięgu ręki powoduje, że organizatorzy prześcigają się w pomysłach, a uczestnicy eventów mają coraz większe oczekiwania. I dobrze, ponieważ wszyscy na tym korzystają. 

 

Nie ma jednego najlepszego, czy uniwersalnego pomysłu na galę jubileuszową. Dużą popularnością cieszą się koncerty, występy stand-uperów, kabareciarzy, pokazy tańca, czy finalistów programu typu 'Mam Talent'. Jako największa agencja eventowa na Śląsku mamy oczywiście swoje doświadczenia i typy. Dziś z największym przekonaniem oferujemy klientom m.in. dwa autorskie scenariusze. Każdy z nich jest oczywiście elastyczny i może podlegać wszelkim modyfikacjom.  

 

EtnoRock Music Festival w części nieoficjalnej gali przyjmuje postać prawdziwego rockowego festiwalu. Aranżujemy przestrzeń w prawdziwą arenę rocka, choć w nieco oryginalnej, bo dzikiej, etnicznej odsłonie. Goście biorą udział w koncercie najpopularniejszych rockowych utworów w wykonaniu gwiazd polskiej sceny muzycznej. 

 

Koncert Legend Muzyki Rozrywkowej to z kolei 90 minut niezwykłego przedstawienia. To wieczór, który rozpoczęty krótkim recitalem kwartetu smyczkowego, z każdą kolejną minutą nabiera tempa. Obserwujemy muzyczny ceremoniał serwowania jedzenia, niezwykle dynamiczne zwroty akcji, przerywniki oraz intra muzyczne. Na jednej scenie spotykają się tu wyjątkowi artyści, którzy mierzą się ze światowymi legendami muzyki pop-rockowej. 

 

Oba scenariusze nadają się doskonale na galę jubileuszową. Zaskoczą, zachwycą, pobudzą emocje i sprawią, że goście jeszcze długo będą wracali do nich myślami. Jednak atrakcji eventowych, które można wykorzystać podczas uroczystości jubileuszowej jest wiele. Pamiętajmy też, że czasem mniej znaczy więcej. Nie zawsze taka gala musi być zorganizowana z rozmachem. Czasem aż prosi się, by było klasycznie, skromnie, bardzo elegancko. Jeśli jednak życzenie klienta jest inne, mamy odpowiedni budżet i niemal nieograniczone możliwości organizacyjne, włóżmy wysiłek w to, by było to wydarzenie wyjątkowe. Każdy element wieczoru można poprowadzić niesztampowo. Kelnerzy mogą np. serwować dania w rytm muzyki… 

 

Część oficjalna - nieodłączna część gali jubileuszowej 

 

O ile w części oficjalnej gali jubileuszowej możemy jako organizatorzy poszaleć, o tyle cześć oficjalna zwykle odbywa się wg ogólnie przyjętych schematów. Pamiętajmy, że jubileusz firmy to wyjątkowe przeżycie dla jej właścicieli, zarządu i dla pracowników, czy osób z nią także pośrednio związanych. Okrągła rocznica to dobry moment, by na chwilę się zatrzymać i zastanowić, co udało się osiągnąć, jakie plany nie zostały zrealizowane, a jakie nowe działania warto podjąć.

Ta część jest niezwykle elegancka i pełna wzruszających momentów. Jako organizatorzy musimy zadbać o jej odpowiednią oprawę. W tym miejscu przemawiają przedstawiciele firmy, wręczane są nagrody i wyróżnienia dla pracowników, czy kluczowych klientów. Prezentowane są filmy podsumowujące historię firmy i jej ważne, często zwrotne momenty. Istotne jest więc, by zadbać w tym miejscu o komfort osób na scenie, właściwą oprawę muzyczną i czas wystąpień. 

Jak widać gala jubileuszowa daje bardzo wiele możliwości. By osiągnąć zamierzony cel trzeba połączyć w jedną spójną całość dwie części, tak, by nie zanudzić, by zachwycić, by sprawić, że każdy uczestnik gali wyjdzie z niej usatysfakcjonowany, pełen pozytywnych emocji i wspomnień.