KOMPLEKSOWA KOMUNIKACJA EVENTU. NARZĘDZIA I ELEMENTY ZWIĘKSZAJĄCE SKUTECZNOŚĆ WYDARZEŃ FIRMOWYCH

Wróć

Event firmowy, niezależnie od pretekstu jego organizacji, jest zawsze okazją do komunikacji z otoczeniem. Wydarzenie z pozoru 'jednorazowe' to tak naprawdę właściwie zaplanowana strategia komunikacji, która może spowodować, że o firmie będzie głośno długo przed i bardzo długo - oczywiście w przypadku powodzenia przedsięwzięcia -po organizacji eventu. Początkowo w środkach komunikacji, materiałach organizatora, a z czasem - w pamięci, wspomnieniach i opowieściach uczestników.  

Niezależnie od tego zatem, czego event dotyczy, należy zadbać o spójną komunikację z jego uczestnikami i otoczeniem na wszystkich możliwych obszarach.

 

KOMUNIKACJA Z UCZESTNIKAMI

 

Komunikacja z Gośćmi czy uczestnikami eventu to podstawa. To, czy przyjmą zaproszenie i z jakim nastawieniem się na nim pojawią, jest niezwykle ważne. Oczywiście do każdego rodzaju wydarzenia należy dopasować odpowiednią linię komunikacyjną spójną z grupą docelową oraz charakterem eventu, jednak schemat z grubsza jest niezmienny. Bardzo często popełnianym błędem przy organizacji wydarzeń jest skupienie komunikacji na działaniach 'przed' wydarzeniem, zupełnie zapominając o skuteczności follow-up, czyli komunikacji 'po'. A to właśnie ta część może wpłynąć na odbiór i większą zapamiętywalność wydarzenia.

Ale zacznijmy od… obietnicy, czyli zaproszenia. Powinno być ono odebrane przez Gościa w taki sposób, by miał świadomość, że nie przychodzi na przysłowiową darmową lampkę szampana, ale po przeżycia. Tę obietnicę można zbudować na wiele sposobów, wysyłając odpowiednie zaproszenie. Forma takiego zaproszenia będzie oczywiście dostosowana do odbiorcy. Mogą to być więc klasyczne, wciąż, a może nawet wbrew pozorom dziś bardziej niż kiedyś, doceniane zaproszenia drukowane i personalizowane. Mogą to być informacje przekazywane drogą mailową, wydarzenia tworzone w mediach społecznościowych, czy specjalnie przygotowane na potrzeby wydarzenia strony internetowe. W sieci mamy dziś niemal nieograniczone możliwości budowania napięcia poprzez dozowanie informacji o wydarzeniu. Warto tu zaznaczyć, że każdy event powinien mieć dedykowaną, spójną absolutnie we wszystkich materiałach oprawę wizualną, przez którą w tym miejscu rozumiemy np. logotyp wydarzenia, hasła przewodnie, itp. W ten sposób już od samego początku budujemy i wzmacniamy wizerunek firmy.

Działania zainaugurowane w sieci, czyli dedykowany profil na portalu społecznościowym, zakładka w witrynie firmowej, czy zupełnie osobna, nowa strona wydarzenia to także okazja do komunikacji po zakończonym evencie. Opisy, zdjęcia, filmiki, niespodzianki w postaci konkursów (np. na najciekawsze zdjęcie) lub w postaci filmików tzw. making off, czyli z pracy 'na zapleczu', podtrzymują atmosferę i zainteresowanie jeszcze przez długi czas. To także skuteczna forma do przeprowadzenia ankiety badającej satysfakcję uczestników z wyjazdu czy imprezy, stanowiąca dodatkowe źródło informacji o tym, czy event został dobrze przyjęty.

Platformy i aplikacje z kolei świetnie sprawdzają się podczas imprez integracyjnych i wszelkich wyjazdów typu incentive. Oprócz celów wizerunkowych spełniają również dodatkową funkcję - organizacyjną. Dedykowana strona internetowa - zabezpieczona hasłem czy kodem dostępnym tylko dla Gości wydarzenia - może posłużyć jako narzędzie do zbierania danych uczestników, czy zapisywania się przez nich na atrakcje dostępne podczas eventu. Może to zastąpić setki maili i kolejne kopie plików Excel, gdzie jak wiadomo o pomyłkę nietrudno, szczególnie przy dużej liczbie osób.  Dodatkowo 'dopieszczają' one uczestników, poprzez szybką komunikację z nimi, czyli udzielanie odpowiedzi na bieżące pytania.

 

ELEMENTY KOMUNIKACJI W TRAKCIE EVENTU

 

Niezależnie od tego czy organizujemy event integracyjny dla pracowników, czy uroczystą galę jubileuszową dla kontrahentów firmy, warto pamiętać o kilku ważnych elementach, które wzmacniają przekaz, stanowią o wizerunku firmy i pomagają budować świadomość marki.

Komunikacja z Gośćmi podczas eventu odbywa się na wielu płaszczyznach. Należy tu zadbać o najdrobniejszy szczegół, zaczynając od miejsca, w którym witamy Gości, przez kompleksową oprawę wydarzenia, po wielki finał imprezy i pożegnanie ostatniego Gościa. Mówimy tu np. o ekspozycji logotypów - oczywiście wyważonej, nienachalnej.

Z doświadczenia wynika, że często pomijanym elementem jest ścianka z logo firmy i/lub logo sponsorów, czy dedykowanym logo wydarzenia. W firmach panuje przekonanie, że jest to zbędny wydatek, a ścianka ustawiona w hotelowej recepcji nie zwróci niczyjej uwagi. Praktyka pokazuje, że ścianka jest doskonałym narzędziem, który można wykorzystać podczas jednego wydarzenia co najmniej trzykrotnie. Po pierwsze może być tłem do zorganizowanej i dedykowanej dla Gości firmy recepcji w hotelu, przed którą ustawiamy stoliki i punkt wydawania toreb z gadżetami. Taka forma zdecydowanie bardziej podkreśla profesjonalizm organizatora aniżeli tradycyjne, mało estetyczne w tej sytuacji roll-up’y. Po drugie, ścianka jest świetnym materiałem do pamiątkowych zdjęć. Mamy wówczas gwarancję obecności naszego logo na każdej fotografii. I po trzecie - może służyć jako tło do wywiadów z mediami.

Pomysły można mnożyć. Do dyspozycji mamy przecież wszelkie nośniki typu BTL, czego przykładem mogą być balony z możliwością podświetlenia, flagi czy windery stojące przed wejściem do obiektu.

Każdy event to opowieść, która musi mieć swój początek i koniec. Często na zakończenie chcemy zrobić największe wrażenie. I dobrze - spektakularny finał dłużej pozostanie w pamięci, pozostawi niedosyt i sprawi, że nasi Goście będą z niecierpliwością czekali na kolejny. Proponujemy, zamiast klasycznych wystrzałów sztucznych ogni, które oczywiście są piękne, ale zasadniczo niewiele wnoszą komunikacyjnie do imprezy, wykorzystać współczesne technologie, np. przygotować widowiskową animację. Podkreśli ona działalność firmy i jej produkty. Taki efekt można uzyskać dodatkowo za pomocą dynamicznego show, czy to tanecznego, mappingowego, czy świetlnego, któremu będzie towarzyszyła muzyka wywołująca ciarki … Emocje! Emocje i jeszcze raz emocje!

 

SPÓJNA KOMUNIKACJA MARKI

 

Przystępując do realizacji rożnego rodzaju eventów można zaobserwować chaos komunikacyjny wewnątrz organizacji. Brak spójności graficznej, czyli systemu identyfikacji wizualnej, mnogość haseł, wykorzystywanych grafik, brak konsekwencji w posługiwaniu się logotypem, współpraca z wieloma agencjami reklamowymi, zlecanie różnym wykonawcom tych samych produkcji - wszystko to powoduje, że spójna komunikacja jest niemal niemożliwa. Ma to ogromny wpływ na świadomość marki, a raczej jej brak. Firmy, w których z atencją zarządza się systemami identyfikacji wizualnej, uzyskują trwałą przewagę konkurencyjną. Wchodząc na stację paliw, do sklepu popularnej sieci dyskontowej, czy restauracji typu fastfood, bez patrzenia na logo od razu wiemy, gdzie jesteśmy. Świadczą o tym kolory, grafiki, elementy typowe, które zapadają nam w pamięć.

W przypadku organizacji eventu, kiedy korzystamy z materiałów graficznych czy reklamowych z różnych obszarów firmy, konsekwencja w projektowaniu i produkcji materiałów marketingowych ma ogromne znaczenie. Prowadzona w ten sposób komunikacja marki sprawi, że organizowany dla niej event jest przysłowiową wisienką na torcie - potwierdzeniem pozycji firmy i jej wizerunku. W przypadku panującego chaosu komunikacyjnego, event często jest traktowany przez firmę jako jednorazowe ratowanie jej wizerunku. Należy więc od początku pracować nad tym, by organizowane wydarzenie wpisywało się w strategię firmy.

 

KOMUNIKACJA Z OTOCZENIEM

 

Zarówno przed, jak i po wydarzeniu, ważne jest zakomunikowanie eventu otoczeniu np. biznesowemu. Dobrze przemyślane i zaplanowane działania medialne pozwalają przygotować się do tego wcześniej gwarantując, że będziemy dysponować właściwym materiałem. Dla przykładu, organizując okrągły jubileusz istnienia firmy, wysyłamy w rynek ważną informację o dobrej kondycji, rozwoju i stabilności firmy. Sam news prasowy z wydarzenia może nie zagwarantować skutecznego dotarcia z komunikatem. Dlatego inwestycja w profesjonalnego fotografa, czy nagranie 2-3 minutowego klipu filmowego z wydarzenia, który po evencie można wykorzystać w działaniach promocyjnych w mediach, uatrakcyjnia przekaz i dodatkowo świadczy o istotności wydarzenia. W przypadku otwarcia nowej siedziby firmy, czy nowej hali produkcyjnej, powyższe elementy również znajdują zastosowanie. Tu jednak warto wziąć pod uwagę rozwiązania, które przyczynią się  do wcześniejszego skupienia uwagi mediów w postaci choćby organizacji konferencji prasowej czy zaproszeniu dziennikarzy na wydarzenie. Przekazanie materiałów prasowych z logo, drobny gadżet, a następnie wysyłka newsa zwiększa szansę na jego bezpłatną publikację. Oprócz budowania świadomości marki, tworzymy spójny wizerunek firmy, jak również zyskujemy dodatkowo lepszą relację z mediami, co zwłaszcza w mniejszych lokalnych społecznościach jest bezcenną wartością.

Niezależnie od tego, czy organizujemy spektakularny event dysponując pokaźnym budżetem, czy lokalny piknik, nie możemy zapominać o spójnej i kompleksowej komunikacji, aby inwestycja w event marketing przyniosła oczekiwany zwrot.  Strategia komunikacji powinna powstać na etapie planowania eventu i rozwijać się równolegle z przygotowaniami do niego. W portfolio doświadczonych na rynku agencji eventowych strategie komunikacji powinny być częścią oferty składanej klientowi.

 

Zatem … Bądźmy spójni komunikacyjnie, spełniajmy obietnice i organizujmy emocje … Ot, czym jest skuteczny event!