KOMPLEKSOWA KOMUNIKACJA EVENTU. NARZĘDZIA I ELEMENTY ZWIĘKSZAJĄCE SKUTECZNOŚĆ WYDARZEŃ FIRMOWYCH

Event firmowy, niezależnie od pretekstu jego organizacji, jest zawsze okazją do komunikacji z otoczeniem. Wydarzenie z pozoru 'jednorazowe' to tak naprawdę właściwie zaplanowana strategia komunikacji, która może spowodować, że o firmie będzie głośno długo przed i bardzo długo - oczywiście w przypadku powodzenia przedsięwzięcia - po organizacji eventu. Początkowo w środkach komunikacji, materiałach organizatora, a z czasem - w pamięci, wspomnieniach i opowieściach uczestników.  Niezależnie od tego zatem, czego event dotyczy, należy zadbać o spójną komunikację z jego uczestnikami i otoczeniem na wszystkich możliwych obszarach. To, czy przyjmą zaproszenie i z jakim nastawieniem się na nim pojawią, jest niezwykle ważne. Oczywiście do każdego rodzaju wydarzenia należy dopasować odpowiednią linię komunikacyjną spójną z grupą docelową oraz charakterem eventu, jednak schemat z grubsza jest niezmienny. Bardzo często popełnianym błędem przy organizacji wydarzeń jest skupienie komunikacji na działaniach 'przed' wydarzeniem, zupełnie zapominając o skuteczności follow-up, czyli komunikacji 'po'. A to właśnie ta część może wpłynąć na odbiór i większą zapamiętywalność wydarzenia.

O CZYM NALEŻY PAMIĘTAĆ ORGANIZUJĄC IMPREZĘ FIRMOWĄ?

Ale zacznijmy od… obietnicy, czyli zaproszenia. Powinno być ono odebrane przez Gościa w taki sposób, by miał świadomość, że nie przychodzi na przysłowiową darmową lampkę szampana, ale po przeżycia. Tę obietnicę można zbudować na wiele sposobów. Forma zaproszenia będzie oczywiście dostosowana do odbiorcy. Mogą to być więc klasyczne, wciąż, a może nawet wbrew pozorom dziś bardziej niż kiedyś, doceniane zaproszenia drukowane i personalizowane. Mogą to być informacje przekazywane drogą mailową, wydarzenia tworzone w mediach społecznościowych, czy specjalnie przygotowane na potrzeby wydarzenia strony internetowe. W sieci mamy dziś niemal nieograniczone możliwości budowania napięcia poprzez dozowanie informacji o wydarzeniu. Warto tu zaznaczyć, że każdy event powinien mieć dedykowaną, spójną absolutnie we wszystkich materiałach oprawę wizualną, przez którą w tym miejscu rozumiemy np. logotyp wydarzenia, hasła przewodnie, itp. W ten sposób już od samego początku budujemy i wzmacniamy wizerunek firmy.

Platformy i aplikacje z kolei świetnie sprawdzają się podczas konferencji,  imprez integracyjnych i wszelkich wyjazdów typu incentive. Oprócz celów wizerunkowych spełniają również dodatkową funkcję - organizacyjną. Dedykowana strona internetowa może posłużyć jako narzędzie do zbierania danych uczestników, czy zapisywania się przez nich na atrakcje dostępne podczas eventu i zastąpić setki maili i kolejne kopie plików Excel, gdzie jak wiadomo o pomyłkę nietrudno, szczególnie przy dużej liczbie osób.  

Niezależnie od tego czy organizujemy event integracyjny dla pracowników, czy uroczystą galę jubileuszową dla kontrahentów firmy, warto pamiętać również o elementach już samego wydarzenia, które wzmacniają przekaz, stanowią o wizerunku firmy i pomagają budować świadomość marki. Należy tu zadbać o najdrobniejszy szczegół, zaczynając od miejsca, w którym witamy Gości, przez niezapomnianą oprawę wydarzenia, po wielki finał imprezy i pożegnanie ostatniego Gościa. Mówimy tu m.in. o odpowiedniej ekspozycji logotypów - oczywiście wyważonej, nienachalnej, ale takiej, która pozwoli na zwiększenie rozpoznawalności marki oraz zespolenia z nią. Pomysły można mnożyć. Każdy event to opowieść, która musi mieć swój początek i koniec.

Tekst: Adriana Piekarska - ekspert w dziedzinie event marketingu, właścicielka agencji eventowej Exclusive Event oraz marki Event Marketing Institute, trener biznesu, praktyk.