LOKALIZACJA EVENTU - KLUCZOWY CZYNNIK SUKCESU WYDARZENIA FIRMOWEGO

Wróć

Rynek eventowy w Polsce rozwija się bardzo dynamicznie, zarówno pod kątem nowoczesnych technologii, jak również dostępności obiektów hotelowych i konferencyjnych o coraz wyższych standardach. Jednocześnie zmieniają się potrzeby i oczekiwania -  zarówno klientów, zleceniodawców, jak i uczestników eventów. Dlatego coraz częściej firmy decydują się na organizację eventu w miejscach zaskakujących: zrewitalizowanej walcowni cynku, elektrociepłowni z zabytkową halą maszyn, czy nawet pustyni. Organizacja imprezy firmowej w takich miejscach, w odróżnieniu od imprez organizowanych w hotelach, to doskonałe rozwiązanie na jej uatrakcyjnienie i zaskoczenie Gości nieszablonowym pomysłem. Na jakie elementy trzeba zwrócić uwagę w zależności od rodzaju nietypowej przestrzeni eventowej? Czy każda lokalizacja daje nam takie same możliwości organizacji atrakcji, czy są pewne ograniczenia? Czy w nowoczesnym centrum konferencyjnym może coś nas zaskoczyć? Czy możliwe jest zorganizowanie bankietu w muzeum? I czy warto inwestować w takie rozwiązania?

 

ORGANIZACJA EVENTU W PRZESTRZENI INDUSTRIALNEJ

 

Eventy w przestrzeniach industrialnych to niewątpliwie obiekty gwarantujące uzyskanie efektu WOW. Zanim jednak przystąpimy do działań produkcyjnych, należy wziąć pod uwagę dwa ważne aspekty. Po pierwsze - obiekty te wymagają naprawdę bezbłędnej logistyki, rozplanowania przestrzennego oraz ogromnego doświadczenia podmiotu podejmującego takie wyzwanie, a po drugie - są to przestrzenie generujące dodatkowe koszty. Jednym z takich elementów jest np. ogrzewanie - przestrzenie industrialne często są 'nieszczelne', co wpływa na temperaturę szczególnie w okresie jesienno-zimowym. Ogrzanie dużych hal przemysłowych to nie lada wyzwanie - logistyczne i budżetowe. Zobacz przykładową realizację: https://www.exclusive-event.pl/gala-jubileuszowa-koncert-kasi-mos.

 

ORGANIZACJA BANKIETU W KOPALNI?

 

Kopalnie coraz chętniej oddają swoje przestrzenie pod różnego rodzaju imprezy i sprawdzają się doskonale w roli atrakcyjnego i zaskakującego miejsca na event. Komory mogące pomieścić od kilkudziesięciu do kilkuset Gości, atmosfera tajemniczości, nietuzinkowości - to duża szansa, że wydarzenie pozostanie na długo w sercach uczestników. Dla organizatora to jednak miejsce niezwykle trudne pod kątem logistycznym. Pierwszym wyzwaniem jest transport sprzętu kilkadziesiąt metrów pod ziemię. Najczęściej kopalnie oddają do dyspozycji windy, jednak te nie zawsze dostosowane są do sprzętu o dużych gabarytach. Dodatkowym utrudnieniem jest fakt, iż zwożenie sprzętu trzeba pogodzić z ruchem zwiedzających dany obiekt, co też dodatkowo wydłuża czas pracy obsługi technicznej, a co za tym idzie - generuje dodatkowe koszty. Musimy też liczyć się z bardzo ograniczoną ilością pomieszczeń, które można przeznaczyć na zaplecza lub garderoby.

 

EVENT W MUZUEM, FILHARMONII, TEATRZE

 

Muzeum, filharmonia lub teatr to doskonałe miejsce na premierę nowego produktu, elegancki bankiet dla Gości VIP, czy pokaz mody. Obiekty te to często piękne, wytworne sale i miejsca elitarnych spotkań z bogatą historią i tradycją, a czasem ultranowoczesne przestrzenie z niezwykle ciekawymi rozwiązaniami architektonicznymi. Logistyka i przygotowanie eventu w takich miejscach wiąże się z koniecznością przestrzegania ścisłych wytycznych zarządu, czy administratora obiektu. Podczas całej produkcji należy zadbać odpowiednio o dodatkową ochronę eksponatów. Pamiętać należy również, że obiekty te działają zgodnie ze swoimi wewnętrznymi wytycznymi. Warto również szczegółowo omówić z najemcą, gdzie i co zamierzamy zainstalować i należy liczyć się z tym, że jeżeli wykroczymy poza wytyczne, zarządca obiektu może nakazać demontaż uprzednio zamontowanych instalacji. Zobacz przykładową realizację: https://www.exclusive-event.pl/bankiet-tematyczny-w-muzeum-lotnictwa.

 

IMPREZA W KLUBIE

 

Obiekty, które wydają się być idealnym miejscem na organizację eventu firmowego, są również niejednokrotnie zmorą organizatorów. Przede wszystkim wybór ten powinien być dopasowany do charakteru i formy wydarzenia. Należy pamiętać, że mamy tu ograniczone możliwości aranżacji przestrzeni. Najczęściej trzeba zdać się na istniejący wygląd klubu, gdyż w większości korzystamy z jego infrastruktury - oświetlenia, dekoracji, mebli. Jeśli zdecydujemy się dołożyć jakiekolwiek elementy, muszą one pasować do wynajętej przestrzeni. Ograniczone są możliwości budowy sceny oraz wstawienia multimediów. Również usadzenie Gości wiąże się często z ograniczoną ilością miejsc - w końcu klub to miejsce głównie przeznaczone do zabawy i tańca, a nie do przyjęcia zasiadanego. Zobacz przykładową realizację: https://www.exclusive-event.pl/oficjalna-premiera-produktu.

 

BANKIETY W OBIEKTACH KONFERENCYJNYCH

 

Lista tego typu obiektów z roku na rok się powiększa i w każdej dużej aglomeracji do dyspozycji mamy co najmniej jedną taką przestrzeń. To często ogromne hale, liczące kilkanaście tys. metrów kwadratowych powierzchni wystawienniczej, zapewniające możliwość łączenia i dzielenia sal na mniejsze. Posiadają także doskonałe zaplecze parkingowe oraz techniczne. Obiekty te przystosowane są do organizacji wszelkiego rodzaju targów, wystaw, kongresów i konferencji. Wydają się więc idealną przestrzenią eventową, niebędącą żadnym wyzwaniem logistycznym. A jednak! Są to często ogromne, wielopoziomowe hale, które trzeba bardzo mądrze zagospodarować pod kątem przestrzennym. Należy również uwzględnić, fakt, że w tym samym czasie na terenie obiektu może odbywać się kilka konferencji/spotkań. Ważne jest więc, aby zadbać o właściwe poinformowanie Gości, czytelne oznaczenie i wygrodzenie przestrzeni przeznaczonej pod event. Przy kilku grupach w obiekcie istotne jest również perfekcyjne zaplanowanie agendy wydarzenia, chociażby pod kątem godziny lunchu, czy przerwy kawowej, tak by różne grupy nie spotykały się o jednej i tej samej godzinie w lobby restauracyjnym. Zobacz przykładową realizację: https://www.exclusive-event.pl/gala-jubileuszowa-w-katowicach.

 

JAKĄ WIĘC PRZESTRZEŃ WYBRAĆ ORGANIZUJĄC EVENT?

 

Wachlarz jak widać jest szeroki. Ja jednak wybieram nietypową lokalizację pod event. Pomimo tych wszystkich wymienionych utrudnień, należy pamiętać, że organizacja eventu w nietypowej, trudnej i wymagającej przestrzeni, daje ogromną satysfakcję, nie tylko agencji, która go zorganizuje, czy klientowi, ale przede wszystkim Gościom wydarzenia, albowiem pozwala im czuć się ABSOLUTNIE WYJĄTKOWO!!! A przecież to ich odczucia i emocje są dla nas - organizatorów i zapraszających - najważniejsze! Wystarczy profesjonalnie przygotowana agenda montażowa z zapasem czasowym, skuteczna komunikacja, szczegółowa analiza potencjalnych zagrożeń, niezawodność podwykonawców, zaufany i bardzo doświadczony partner w biznesie, jakim jest doświadczona agencja eventowa, zgrany team produkcyjny … oraz odrobina odwagi ... Ot, co nam potrzeba!

 

Tekst: Adriana Piekarska - ekspert w dziedzinie event marketingu, właścicielka agencji eventowej Exclusive Event oraz marki Event Marketing Institute, trener biznesu, praktyk.