LOKALIZACJA - KLUCZOWY CZYNNIK SUKCESU EVENTU

Wróć

Rynek eventowy w Polsce rozwija się bardzo dynamicznie, zarówno pod kątem nowoczesnych technologii, jak również dostępności obiektów hotelowych i konferencyjnych o coraz wyższych standardach. Jednocześnie zmieniają się potrzeby i oczekiwania -  zarówno klientów, zleceniodawców, jak i uczestników eventów. Dlatego coraz częściej firmy decydują się na organizację eventu w miejscach zaskakujących: zrewitalizowanej Walcowni Cynku, Elektrociepłowni z zabytkową halą maszyn, czy nawet pustyni. Organizacja imprezy firmowej w takich miejscach, w odróżnieniu od imprez organizowanych w hotelach, to doskonałe rozwiązanie na jej uatrakcyjnienie i zaskoczenie Gości nieszablonowym pomysłem.

Na jakie elementy trzeba zwrócić uwagę w zależności od rodzaju nietypowej przestrzeni eventowej? Czy każda lokalizacja daje nam takie same możliwości organizacji atrakcji, czy są pewne ograniczenia? Czy w nowoczesnym centrum konferencyjnym może coś nas zaskoczyć? Czy możliwe jest zorganizowanie bankietu w muzeum? I czy warto inwestować w takie rozwiązania?

 

PRZESTRZENIE INDUSTRIALNE

 

Eventy w przestrzeniach industrialnych, typu zabytkowa hala maszyn, czy elektrociepłownia, to niewątpliwie obiekty gwarantujące uzyskanie efektu WOW. Zanim jednak przystąpimy do działań produkcyjnych, należy wziąć pod uwagę dwa ważne aspekty. Po pierwsze - obiekty te wymagają naprawdę bezbłędnej logistyki, rozplanowania przestrzennego oraz ogromnego doświadczenia podmiotu podejmującego takie wyzwanie, a po drugie - są to przestrzenie generujące dodatkowe koszty.

Jednym z takich elementów jest np. ogrzewanie - przestrzenie industrialne często są 'nieszczelne', co wpływa na temperaturę szczególnie w okresie jesienno-zimowym. Ogrzanie dużych hal przemysłowych to nie lada wyzwanie - logistyczne i budżetowe. Kolejnym elementem jest zabezpieczenie prądu, gdyż, z uwagi na ich często historyczny charakter, obiekty tego typu nie zawsze dysponują odpowiednim zapleczem. Wyzwaniem może być również odpowiednia aranżacja przestrzeni - często są to ogromne hale, które po pierwsze - trzeba odpowiednio zagospodarować, żeby nie przytłaczały Gości swym rozmiarem, a po drugie odpowiednio rozplanować powierzchnię pod kątem zapleczy dla podwykonawców, garderób, zaplecza dla cateringu itp. Należy również pamiętać, iż niezwykle istotne jest odpowiednie rozplanowanie części bankietowej pod kątem ustawienia stolików, parkietu, bufetów, barów, czy strefy chillout. I co najistotniejsze i niezwykle ważne to kwestie związane z bezpieczeństwem zarówno Gości, jak i obsługi eventu, w tym odpowiednie zabezpieczenie PPOŻ, oznaczenie wyjść ewakuacyjnych, czy też przeanalizowanie możliwości obiektowych pod kątem podwieszeń.

 

KOPALNIE

Kopalnie coraz chętniej oddają swoje przestrzenie pod różnego rodzaju imprezy i sprawdzają się doskonale w roli atrakcyjnego i zaskakującego miejsca na event. Komory mogące pomieścić od kilkudziesięciu do kilkuset Gości, atmosfera tajemniczości, nietuzinkowości - to duża szansa, że wydarzenie pozostanie na długo w sercach uczestników.

Dla organizatora to jednak miejsce niezwykle trudne pod kątem logistycznym. Pierwszym wyzwaniem jest transport sprzętu kilkadziesiąt metrów pod ziemię. Najczęściej kopalnie oddają do dyspozycji windy, jednak te nie zawsze dostosowane są do sprzętu o dużych gabarytach. Poza tym, trzeba również wziąć pod uwagę czas przeznaczony na montaż, który w takiej przestrzeni wydłuży się co najmniej 4 razy, aniżeli w miejscu, gdzie sprzęt wnosimy 'z ulicy'. Dodatkowym utrudnieniem jest fakt, iż zwożenie sprzętu trzeba pogodzić z ruchem zwiedzających dany obiekt, co też dodatkowo wydłuża czas pracy obsługi technicznej, a co za tym idzie - generuje dodatkowe koszty.

Takie miejsca mają również swoje ograniczenia dotyczące m.in. korzystania z pirotechniki scenicznej, czy też dymienia podczas koncertów. Już sam brak swobodnego poruszanie się po takim obiekcie ma wpływ na całą organizację. Wjazdy i zjazdy do kopalni odbywają się o konkretnych godzinach - problemy mogą wystąpić ze spóźnionymi podwykonawcami, czy też Gośćmi eventu, którzy musza czekać na kolejny zjazd zaplanowany np. za 25 minut. Musimy też liczyć się z bardzo ograniczoną ilością pomieszczeń, które można przeznaczyć na zaplecza lub garderoby.

 

MUZEA I OBIEKTY KULTURALNE

 

Muzeum, filharmonia lub teatr to doskonałe miejsce na premierę nowego produktu, elegancki bankiet dla gości VIP, czy pokaz mody. Obiekty te to często piękne, wytworne sale i miejsca elitarnych spotkań z bogatą historią i tradycją, a czasem ultranowoczesne przestrzenie z niezwykle ciekawymi rozwiązaniami architektonicznymi.

Logistyka i przygotowanie eventu w takich miejscach wiąże się z koniecznością przestrzegania ścisłych wytycznych zarządu, czy administratora obiektu. Jeśli jest to np. muzeum, rzadko kiedy można zamknąć obiekt na czas przygotowania wydarzenia - miejsce dostępne jest dla zwiedzających podczas prac montażowych, co zdecydowanie utrudnia ich postęp. Podczas całej produkcji należy zadbać odpowiednio o dodatkową ochronę eksponatów. Pamiętać należy również, że obiekty te działają zgodnie ze swoimi wewnętrznymi wytycznymi. Należy szczegółowo omówić z najemcą, gdzie i co zamierz się zainstalować i należy liczyć się z tym, że jeżeli wykroczymy poza wytyczne, zarządca obiektu może nakazać demontaż uprzednio zamontowanych instalacji. Ważne również, by wiedzieć, jakie wystawy obywają się w terminie organizacji eventu, albowiem może się tak zdarzyć, że wystawa nie będzie absolutnie pasować do tematyki naszego wydarzenia, a obiekt ma prawo odmowy zdjęcia prac. Kłopotliwa może być również ekspozycja marki Klienta w obiekcie lub przed wejściem.

 

KLUBY

 

Obiekty, które wydają się być idealnym miejscem na organizację eventu firmowego, są również niejednokrotnie zmorą organizatorów. Przede wszystkim wybór ten powinien być dopasowany do charakteru i formy wydarzenia. Należy pamiętać, że mamy tu ograniczone możliwości aranżacji przestrzeni. Najczęściej trzeba zdać się na istniejący wygląd klubu, gdyż w większości korzystamy z jego infrastruktury - oświetlenia, dekoracji, mebli. Jeśli zdecydujemy się dołożyć jakiekolwiek elementy, muszą one pasować do wynajętej przestrzeni. Ograniczone są możliwości budowy sceny oraz wstawienia multimediów. Również usadzenie Gości wiąże się często z ograniczoną ilością miejsc - w końcu klub to miejsce głównie przeznaczone do zabawy i tańca, a nie do przyjęcia zasiadanego. Niezwykle ważną rzeczą jest również zapewnienie bezpieczeństwa i dodatkowej ochrony, która zadba o naszych Gości oraz zagwarantuje im prywatność.

 

HALE EXPO I CENTRA KONFERENCYJNE

 

Lista tego typu obiektów z roku na rok się powiększa i w każdej dużej aglomeracji do dyspozycji mamy co najmniej jedną taką przestrzeń. To często ogromne hale, liczące kilkanaście tys. metrów kwadratowych powierzchni wystawienniczej, zapewniające możliwość łączenia i dzielenia sal na mniejsze. Posiadają także doskonałe zaplecze parkingowe oraz techniczne. Obiekty te przystosowane są do organizacji wszelkiego rodzaju targów, wystaw, kongresów i konferencji. Wydają się więc idealną przestrzenią eventową, niebędącą żadnym wyzwaniem logistycznym. A jednak! Są to często ogromne, wielopoziomowe hale, które trzeba bardzo mądrze zagospodarować pod kątem przestrzennym. Należy również uwzględnić, fakt, że w tym samym czasie na terenie obiektu może odbywać się kilka konferencji/spotkań. Ważne jest więc, aby zadbać o właściwe poinformowanie Gości, czytelne oznaczenie i wygrodzenie przestrzeni przeznaczonej pod event. Przy kilku grupach w obiekcie istotne jest również perfekcyjne zaplanowanie agendy wydarzenia, chociażby pod kątem godziny lunchu, czy przerwy kawowej, tak by różne grupy nie spotykały się o jednej i tej samej godzinie w lobby restauracyjnym.

 

A JEDNAK WARTO!

 

Pomimo tych wszystkich wymienionych utrudnień, należy pamiętać, że organizacja eventu w nietypowej, trudnej i wymagającej przestrzeni, daje ogromną satysfakcję, nie tylko agencji, która go zorganizuje, czy klientowi, ale przede wszystkim Gościom wydarzenia, albowiem pozwala im czuć się ABSOLUTNIE WYJĄTKOWO!!! A przecież to ich odczucia i emocje są dla nas - Organizatorów i zapraszających - najważniejsze!

Wystarczy profesjonalnie przygotowana agenda montażowa z zapasem czasowym, skuteczna komunikacja, szczegółowa analiza potencjalnych zagrożeń, niezawodność podwykonawców, zaufany i bardzo doświadczony partner w biznesie, jakim jest doświadczona agencja eventowa, zgrany team produkcyjny … oraz odrobina odwagi ... Ot, co nam potrzeba!