NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ WYBIERAJĄC LOKALIZACJĘ EVENTU

Wróć

Dobre miejsca na event to zwykle połowa sukcesu. Jednak z mojego punktu widzenia nie od miejsca powinno rozpoczynać się planowanie eventu, ale od pomysłu. Scenariusz, koncepcja klienta, rodzaj grupy docelowej, charakter wydarzenia no i wreszcie budżet i możliwości - to są czynniki kluczowe, po określeniu których szukamy pomysłu na miejsce. A te… są wprost nieograniczone.

 

LOKALIZACJA - NA CO TRZEBA ZWRÓCIĆ UWAGĘ?

 

Idealnie, żeby miejsce było położone tak, by większość uczestników miała podobnie daleko/blisko i aby dojazd był dogodny. To kluczowy element i warto o nim pamiętać. Równie istotne w tym aspekcie jest dojazd poddostawców imprezy i dostarczenie wszystkich niezbędnych elementów - od techniki, sceny, przez catering, toalety - jeśli mówimy o imprezie plenerowej. Jeśli organizujemy dla Gości transport autokarowy a impreza odbywa się w centrum miasta - pamiętajmy o możliwości zaparkowania i czasie oczekiwania transportu na uczestników imprezy. Warto też zwrócić uwagę na kwestię parkingu - czy jest, jak daleko od obiektu i jaką ma pojemność.

 

INFRASTRUKTURA MIEJSCA/OBIEKTU - CO JEST NIEZBĘDNE?

 

Dobry organizator eventów w chwili, gdy jedzie na wizję lokalną, powinien mieć rozpisaną listę minimum do zweryfikowania pod kątem infrastruktury. I do każdego punktu plan B. Przede wszystkim rozmiar obiektu powinien być dostosowany do ilości Gości - musimy pamiętać o tym, że za duże przestarzenie przy małej ilości Gości nie działają korzystnie na odbiór eventu. Możliwości aranżacji przestrzeni, jej wysłonięcia, podwieszenia, miejsca na aranżację garderoby dla artystów, prąd, toalety i ich przepustowość - to podstawowe elementy, jakie powinny determinować wybór obiektu eventowego.

 

 WSPÓŁPRACA Z PERSONELEM OBIEKTU/MIEJSCA.

 

Najważniejsza jest elastyczność, otwarcie na potrzeby klienta, dobre intencje i zaufanie. Ciężko współpracuje się z obiektami, gdzie wyjście poza standardową procedurę jest źródłem konfliktów i problemów. Doświadczony i wykwalifikowany personel zarówno ze strony obiektu, jak i organizatora eventu, to jeden z czynników gwarantujących sukces eventu.

 

NIETYPOWE MIEJSCA EVENTOWE - CZY WARTO RYZYKOWAĆ?

 

Zawsze! Organizacja imprezy firmowej w nietypowej lokalizacji - w odróżnieniu od imprez organizowanych w hotelach - to doskonałe rozwiązanie na jej uatrakcyjnienie, wyróżnienie i zaskoczenie Gości eventu nieszablonowym pomysłem. Rozwiązania te są przeznaczone dla klientów z fantazją, którzy na pierwszym miejscu stawiają na innowacyjność oraz nowoczesność (więcej o nietypowych przestrzeniach przeczytasz tutaj: https://www.exclusive-event.pl/lokalizacja-kluczowy-czynnik-sukcesu-eventu-). Z punktu widzenia organizatora imprez gwarantują spektakularny efekt, oczywiście pod warunkiem doskonałego przygotowania technicznego całego przedsięwzięcia.

 

BEZPIECZEŃSTWO NA EVENCIE A NIETYPOWA LOKALIZACJA

 

Nie ma bezpieczeństwa bez doświadczenia. Organizując imprezę w nietypowej lokalizacji musimy myśleć o tym aspekcie dwukrotnie częściej niż w innych, bardziej standardowych realizacjach. W hotelach czy ośrodkach konferencyjnych szereg spraw jest w zakresie odpowiedzialności właściciela/zarządcy obiektu, zaś w tym wypadku należy zadbać o najmniejszy szczegół. Pustynia, namiot, zabytkowa hala produkcyjna - w takich miejscach uzgodnienia związane z ogrzewaniem, przygotowaniem odpowiedniego zaplecza gastronomiczno-technicznego, sanitarnego, czy też kwestie związane z bezpieczeństwem i zabezpieczeniem PPOŻ są kluczowe.

 

PODSUMOWUJĄC?

 

Kiedyś wydawało mi się, że zorganizowanie eventu bez lokalizacji i konkretnej infrastruktury jest niemożliwe. Po ogromnym sukcesie naszej firmy, jakim była impreza na pustyni (https://www.exclusive-event.pl/event-na-polskiej-saharze-koncert-dody), gdzie budowaliśmy całość wydarzenia od podstaw, a montaże w piachu trwały 14 dni, nie ma dla nas pomysłów nie do zrealizowania. Dla nas liczy się 'to coś' - pomysł, przeżycia Gości i niezapomniany efekt wizerunkowy. To nasza misja.

 

Tekst: Aurelia Ścibisz, Event Director Exclusive Event, ekspert w dziedzinie zarządzania produkcją, specjalista ds. logistyki eventu, cateringu oraz trudnych przestrzeni.