NA CO ZWRÓCIĆ UWAGĘ WYBIERAJĄC LOKALIZACJĘ EVENTU

Wróć

1. Jakie są najważniejsze kryteria wyboru miejsca eventowego?

Dobre miejsca na event to zwykle połowa sukcesu. Jednak z mojego punktu widzenia nie od miejsca powinno rozpoczynać się planowanie eventu, ale od pomysłu. Scenariusz, koncepcja klienta, rodzaj grupy docelowej, charakter wydarzenia no i wreszcie budżet i możliwości - to są czynniki kluczowe, po określeniu których szukamy pomysłu na miejsce. A te… są wprost nieograniczone.

 

2. Lokalizacja - na co trzeba zwrócić uwagę?

Idealnie, żeby miejsce było położone tak, by większość uczestników miała podobnie daleko/blisko i aby dojazd był dogodny. To kluczowy element i warto o nim pamiętać. Równie istotne w tym aspekcie jest dojazd poddostawców imprezy i dostarczenie wszystkich niezbędnych elementów - od techniki, sceny, przez catering, toalety - jeśli mówimy o imprezie plenerowej. Jeśli organizujemy dla gości transport autokarowy a impreza odbywa się w centrum miasta - pamiętajmy o możliwości zaparkowania i czasie oczekiwania transportu na uczestników imprezy. Warto też zwrócić uwagę na kwestię parkingu - czy jest, jak daleko od obiektu i jaką ma pojemność.

 

3. Infrastruktura miejsca/obiektu - co jest niezbędne?

Dobry organizator eventów w chwili gdy jedzie na wizję lokalną powinien mieć rozpisaną listę minimum do zweryfikowania pod kątem infrastruktury. I do każdego punktu plan B. Przede wszystkim rozmiar obiektu musi być dostosowany do ilości gości - musimy pamiętać o tym, że za duże przestarzenie przy małej ilości gości nie działają korzystnie na odbiór eventu. Możliwości aranżacji przestrzeni, jej wysłonięcia, podwieszenia, miejsca na aranżację garderoby dla artystów, prąd, toalety i ich przepustowość - to podstawowe pytania jakie powinny determinować wybór obiektu eventowego.

 

4. B jak bezpieczeństwo - co powinniśmy wiedzieć?

Nie ma bezpieczeństwa bez doświadczenia. Organizując imprezę w nietypowej lokalizacji musimy myśleć o tym aspekcie dwukrotnie częściej niż w innych, bardziej standardowych realizacjach. W hotelach czy ośrodkach konferencyjnych szereg spraw jest w zakresie odpowiedzialności właściciela/zarządcy obiektu, zaś w tym wypadku należy zadbać o najmniejszy szczegół. Pustynia, namiot, zabytkowa hala produkcyjna - w takich miejscach uzgodnienia związane z ogrzewaniem, przygotowaniem odpowiedniego zaplecza gastronomiczno-technicznego, sanitarnego, czy też kwestie związane z bezpieczeństwem i zabezpieczeniem PPOŻ są kluczowe.

 

5. Współpraca z personelem obiektu/miejsca.

Najważniejsza jest elastyczność, otwarcie na potrzeby klienta, dobre intencje i zaufanie. Ciężko współpracuje się z obiektami, gdzie wyjście poza standardową procedurę jest źródłem konfliktów i problemów. Doświadczony i wykwalifikowany personel zarówno ze strony obiektu, jak i organizatora eventu, to bezpieczeństwo Twojego eventu.

 

6. Nietypowe miejsca eventowe - czy warto ryzykować?

Zawsze! Organizacja imprezy firmowej w nietypowej lokalizacji - w odróżnieniu od imprez organizowanych w hotelach - to doskonałe rozwiązanie na jej uatrakcyjnienie, wyróżnienie i zaskoczenie gości eventu nieszablonowym pomysłem. Rozwiązania te są przeznaczone dla klientów z fantazją, którzy na pierwszym miejscu stawiają na innowacyjność oraz nowoczesność. Z punktu widzenia organizatora imprez gwarantują spektakularny efekt, oczywiście pod warunkiem doskonałego przygotowania technicznego całego przedsięwzięcia.

 

7. Podsumowanie

Kiedyś wydawało mi się, że zorganizowanie eventu bez lokalizacji i konkretnej infrastruktury jest niemożliwe. Po ogromnym sukcesie mojej firmy, jakim była impreza na pustyni, gdzie budowaliśmy całość wydarzenia od podstaw, nie ma dla nas pomysłów nie do zrealizowania. W Exclusive Event łamiemy standardy, zaskakujemy, serwujemy nieoczkiwane emocje. Dla mnie liczy się 'to coś' - pomysł, przeżycia gości i niezapomniany efekt wizerunkowy dla Klienta. To nasza misja.