PODWYKONAWCY VS AGENCJE

Wróć

Kij ma zawsze dwa końce,

czyli współpraca na lini agencja eventowa - podwykonawcy

 

Problemy branży eventowej dotykają nie tylko współpracy na linii agencja vs klient. Coraz częściej i głośniej wypowiadają się również podwykonawcy w kwestii współpracy zarówno z agencjami, jak i bezpośrednio z klientami. Mimo tego, że są to niejednokrotnie problemy stare jak świat i dotykające wielu gałęzi biznesu, warto się temu problemowi bliżej przyjrzeć i chociaż w jakimś stopniu je zminimalizować.

 

Perfekcyjnie i wzorcowo zrealizowany event to efekt współpracy agencji i wielu podwykonawców z różnych dziedzin. To szereg podmiotów wzajemnie od siebie zależnych. Jeśli jeden podwykonawca właściwie wywiązuje się ze swoich zobowiązań, drugi i następny również, wydarzenie ma gwarancję powodzenia. Jeśli jednak któryś element zawiedzie, kolejny od niego uwarunkowany zaczyna się chwiać. W konsekwencji może to prowadzić do fiaska całej imprezy - swoisty efekt domina. Widać więc jak ważny jest zatem właściwy dobór firm podwykonawczych, zaufanie i trwałe, wzajemne relacje. W innym wypadku, mimo wielu starań wszystkich podmiotów biorących udział w organizacji eventu, może dojść do sytuacji kryzysowych, a może i do absolutnej katastrofy - mówi Adriana Piekarska, CEO Exclusive Event.

 

Oczyma podwykonawcy

Aby jednak wszystkie elementy tej eventowej maszyny dobrze pracowały, obie strony muszą darzyć się szacunkiem i łączyć siły. Czasem jednak nici porozumienia brak. Z czego to wynika? Tutaj problemy właściwie są podobne z tymi, które dotykają agencje w relacjach z klientami. Agencje, podobnie jak ich zleceniodawcy, nierzadko wysyłają dziesiątki zapytań, często nieprecyzyjnie sformułowanych, z niezwykle krótkimi terminami na reakcję. Najbardziej niestosownym jest kierowanie pytań do tak wielu podmiotów, czyniąc to ponadto w jednej wiadomości do wszystkich, nie ukrywając adresów mailowych. Jest kwestią oczywistą, iż o usługę (jej koszt, formę wykonania) pyta się kilka podmiotów. Jednak, by szanować ludzki czas i pracę, wystarczy wysłać zapytanie np. do trzech firm, a nie do dziesięciu i starannie przygotować zapytanie o ofertę. Warto pamiętać, że profesjonalni podwykonawcy będą starali się możliwie najbardziej precyzyjnie odpowiedzieć na przesłane zapytanie, niejednokrotnie spędzając nad ofertowaniem wiele godzin lub dni, angażując przy tym swoich pracowników - podobnie zresztą, jak agencja, przygotowując kreację dla klientów. To czas i praca, która nawet jeśli nie przyniesie oczekiwanego efektu, nie powinna zostać zlekceważona. Ponadto, agencje często nie udzielają informacji zwrotnych, jakże cennych dla przyszłej współpracy, jak i rozwoju drugiej strony. A jeszcze gorzej, gdy wykorzystują pomysły jednego podwykonawcy, a do współpracy wybierają drugiego.

Zdarza się również, iż bardzo nieregularnie wywiązują się ze zobowiązań finansowych. Powodem może być opóźnienie płatności przez klientów, co jednak nie zmienia faktu, iż podobnie jak brak dużego przelewu może zaszkodzić agencji, taki i brak mniejszego przelewu może również utrudnić życie mniejszym podmiotom, które również chcą zachować płynność finansową. Warto więc odpowiednio zoptymalizować koszty firmy tak, by w pierwszej kolejności płacić osobom, dzięki którym event był możliwy do zrealizowania. 

 

Punkt widzenia agencji eventowej

Wybór podwykonawcy niejednokrotnie nie jest łatwy nie tyle ze względu na mnogość dobrych ofert, ale często paradoksalnie przez ich brak. Część firm nie odpowiada na zapytania w ogóle lub też odpowiada z dużym opóźnieniem. Problem jest również w kwestii merytoryki ofert - nierzadko są enigmatyczne, nie zawierają wielu szczegółów technicznych, kosztów dodatkowych i elementów, które są niezbędne do przygotowania kosztorysu produkcyjnego, czy też już samej produkcji. Na podstawie takiej niepełnej oferty, ciężko zdecydować o jej wyborze.

Podwykonawcom również zdarza się nie dotrzymywać terminów. Kiedy oczekiwanie na pełną ofertę się wydłuża, powoduje to napięcia związane z realizacją całego eventu. Jeśli do tego ta oferta jest sztampowa, schematyczna i po prostu niesatysfakcjonująca, wymaga to wówczas dodatkowych konsultacji, wielokrotnych telefonów i maili, a czas na przygotowanie eventu znacząco się kurczy. Takie sytuacje mogą mieć konsekwencje w postaci nieudanego przebiegu wydarzenia, negocjacji klienta z agencją kwestii finansowych, a w przyszłości na pewno wykluczenia tego podwykonawcy. 

 

Jak zatem można usprawnić współpracę między agencjami i podwykonawcami, eliminując powyższe kwestie?

Każdy z tych problemów jest możliwy do wyeliminowania, ale pracę nad tym musi tu wykonać każda ze stron. W myśl zasady 'nie czyń drugiemu, co Tobie niemiłe' agencje i podwykonawcy winny wzajemnie szanować swój czas i pracę - mówi Piekarska.

 

Najważniejsze, by agencja w pierwszej kolejności uzyskała możliwie najbardziej precyzyjny brief od klienta. Wówczas będzie dokładnie znała jego potrzeby, możliwości finansowe i będzie wiedziała, do kogo i jakie zapytanie wysłać.  

 

Następnie należy zadbać o komfort czasowy obu stron, kierując zapytania do firm podwykonawczych z odpowiednim wyprzedzeniem. Do tego precyzyjnie sformułować prośbę o ofertę, bazującą na możliwie najbardziej obszernym briefie, co pozwoli również na wysłanie zapytań do kilku, a nie kilkunastu podmiotów.

 

A gdy mowa o briefie - tutaj warto dołożyć CASE PT, iż brief dla podwykonawcy jest absolutnym MUST BE - że często gęsto agencje dają podwykonawcom bardzo zdawkowe informacje typu data, godzina, lokalizacja eventu oraz krótki opis swojej potrzeby - a przecież zarówno motyw przewodni wydarzenia, branża klienta, w jakiej działa, czy też grupa docelowa - to również elementy niezwykle ważne - czy dla firmy cateringowej nie będzie istotne, czy na evencie pojawią się w przewadze mężczyźni, czy kobiety, a czy grupa artystyczna nie miałaby łatwiej, gdyby dokładnie znała motyw przewodni wydarzenia, czy też ogólny zamysł całego scenariusza? Ileż razy podwykonawcy o danym motywie przewodnim dowiadują się już na samym evencie, a może fotograf mógłby doradzić w kwestii tła do ścianki, czy też ciekawych personalizowanych gadżetów, gdyby znał więcej szczegółów? Pomijając już fakt, iż nie wysyłając szczegółowych informacji, agencje pozbawiają się otrzymania świetnych pomysłów od podwykonawców, którzy są przecież absolutną bazą inspiracji - albowiem sami bywają na wielu wydarzeniach. Jeśli też potrakuje się ich bardziej w roli partnera, aniżeli tylko firmy podwykoanczej - zapewne z dużo większą chęcią polecą inne firmy, zupełnie z innej branży lub też pomogą przy projekcie kreatywnie.

 

Otrzymane oferty warto porównywać nie tylko pod kątem ceny, ale też pod kątem pomysłu i - a może nawet przede wszystkim - doświadczenia podwykonawcy.

 

I znowu pojawia się problem, który również dotyka agencji eventowych, a mianowicie - nowi gracze na rynku, którzy obserwując profesjonalne i doświadczone firmy, chcą je naśladować - niestety często z bardzo przykrym skutkiem dla agencji, czy klienta.

 

Nowe firmy, które kopiują pomysły innych, nie mając tych koncepcji przepracowanych, co nierzadko prowadzi do klęski przedsięwzięcia, bo kto inny, jak nie sam pomysłowadawca jest w stanie zapewnić tę jakość, której oczekuje klient

 

Nowe firmy podwykonawcze na rynku, które chcąc się wyróżnić, obniżają cenę, a później okazuje się, że nie są w stanie zrealizować projektu zgodnie ze standardem, jakiego oczekuje klient lub też nie zapewnią odpowiednich warunków dla wykonania usługi

 

Oczywistością jest, że podmioty te konkurują ceną, jakością, czy atrakcyjnością ofert. O ile ta różnorodność ofert dobrze wpływa na rynek, o tyle obniżanie marży do minimum nie powinny mieć miejsca. Taka sytuacja źle wpływa na całą branżę eventową, albowiem problem niskiej marży to nie tylko bolączka podwykonawców - borykają się z nią również agencje eventowe.

 

O czym jeszcze warto pamiętać? Tak samo, jak w dobrym tonie agencji jest odpisywanie na każdą wiadomość, nawet jeśli wybór pada na inną firmę, tak podwykonawcy mogą np. rozsyłać autorespondery informujące o przyjęciu maila, dołączając informację, iż np. w ciągu 24 godzin agencja otrzyma odpowiedź, czy firma podejmie się opracowania oferty, czy też nie. Jeśli po tym czasie nie będzie zapowiadanej wiadomości, wówczas agencja ma podstawy do wysyłania kolejnych zapytań. Przygotowanie oferty w możliwie najbardziej wyczerpujący, do tego przejrzysty i zachęcający jakością sposób oraz przesłanie jej we wskazanym terminie z kolei wyeliminuje zalew dodatkowych pytań i obie strony zyskają czas na właściwe przygotowanie się do eventu.

 

Istotną kwestią jest również, by firmy podwykonawcze wykazywały absolutnie wszystkie możliwe koszty, ponieważ to na podstawie ich wycen tworzona jest kalkulacja ostateczna dla klienta. Jeśli nie wszystkie kwoty są ujęte na początku, podczas rozliczeń powstają niepotrzebne napięcia. Przykładem takich działań może być np. oferta na występ artystyczny grupy tanecznej, która nie informuje, iż do show na linach niezbędny jest specjalistyczny sprzęt, którego nie ujęto w kalkulacji, czy też firma cateringowa, która nie zapewnia w cenie chłodni podczas wydarzenia plenerowego, czy barmani, którzy wysyłają ofertę na obsługę eventu, ale w wycenie nie ujmując szkła, czy lodu.

 

Ale też warto zwrócić uwagę już nie na same rozliczenia, ale i wymogi techniczne, o jakich agencje dowiadują się albo tuż przed wydarzeniem, albo - co gorsza - w dniu eventu.

 

Tutaj chodzi o wszelkie wymogi techniczne podwykonawców - specjalistyczne światło podczas występu, (np. UV),  zaplecze techniczne, pobór prądu, czy ilość garderób.

 

Warto tutaj podkreślić, iż im mniej doświadczony partner, tym więecj takich niespodzianek może się wydarzyć.

 

By ich uniknąć, przygotowywane są również umowy i regulaminy, precyzujące zakres prac i odpowiedzialności każdej ze stron. Powszechnie wiadomo, że ograniczeń nie lubi nikt, jednak należy pamiętać, że takie dokumenty wyraźnie poprawiają jakość współpracy, porządkują kwestie techniczne, ustalają, jakie są obowiązki obydwóch stron, nie pozostawiając miejsca na spory, ani niedomówienia.

 

Na koniec coś, co wydaje się tak oczywiste przecież - nie pozostawić firm bez odpowiedzi, wysłać informację zwrotną w postaci podziękowania za przesłaną ofertę, nawet, jeśli wybór padł na inny podmiot. Wypłacanie wynagrodzenia w odpowiednim terminie to już taka wisienka na torcie. Ważna dla każdego. Dotrzymywanie słowa i terminów to właściwa postawa nie tylko w branży eventowej przecież.

 

Klient vs. Podwykonawca vs. agencja

Klienci mają coraz większą świadomość plusów wynikających ze współpracy z agencją, jednak nadal zdarzają się sytuacje, kiedy to oni wprowadzają nieporządek do współpracy agencji z podwykonawcą  wysyłając zapytanie nie tylko do agencji, ale i do firmy podwykonawczej, a ta odpowiada obu podmiotom tą samą ceną lub - co gorsza - niższą dla klienta. Ten, wybierając wówczas wykonanie usługi bezpośrednio u podwykonawcy, nie ma zwykle świadomości, że najczęściej nie są to koszty ostateczne, bo być może konieczna będzie dodatkowa próba przed eventem, nocleg czy pełne wyżywienie. Nie znając pełnego scenariusza, nie bierze tego pod uwagę. Taką wiedzę ma z kolei agencja, która przegrywa niższą ceną jednostkową, a klient później tak, czy siak swoje musi zapłacić. Zdarza się również, że klient zna podwykonawcę, z którym współpracuje agencja  - np. znanego konferansjera, z którym chętnie się kontaktują i ustalą jakieś sczegóły scenariuszowe lub też wyjeżdzają na wizję lokalną połączoną z degustacją do hotelu bez wiedzy agencji, ustalając kwestie dot. menu, czy usadzenia Gości - wystarczą małe niuanse, które nie zostają przekazane organizatorowi, by pojawila się sytuacja kryzysowa.

 

Na pewno kusząca jest perspektywa bezpośredniego kontaktu klienta z podwykonawcą, jednak wprowadza to duży chaos i często prowadzi do nieprzyjemności.

 

Podsumowanie

Widać wyraźnie, że tak naprawdę wzajemny szacunek do czasu i pracy, zaufanie, uczciwość i budowanie długotrwałych relacji to klucz do powodzenia profesjonalnego eventu. Relacje tak z klientami, jak i podwykonawców z agencjami buduje się latami. Takie kontakty jednak w przyszłości niezwykle procentują. Obie strony wiedzą, że mogą na sobie polegać, że każda dotrzyma danego słowa i terminu, co w konsekwencji doprowadzi do niejednej spektakularnej wspólnej produkcji, która na długo zostanie zapamiętana przez jej uczestników.

 

Współpraca między zleceniodawcą a zleceniobiorcą powinna działać jak sprawnie naoliwiona maszyna. Jeśli wszystkie trybiki perfekcyjnie ze sobą współpracują, efektem będzie zaufanie klienta do agencji, agencji do podwykonawcy, a koniec końców przełoży się to na kolejne zlecenia dla wszystkich podmiotów. Opłaca się więc postawić na dobrą, profesjonalną i uczciwą współpracę. Jak zauważa na koniec Adriana Piekarska, warto jednak z optymizmem spojrzeć w przyszłość, bo już dziś jest na rynku wiele firm po obu stronach eventowej barykady, które wyróżnia bardzo wysoki poziom kultury osobistej i które dokładają wszelkich starań, by utrzymywać najwyższe standardy.