JAK ZORGANIZOWAĆ WYJAZD INTEGRACYJNY NA PRZYKŁADZIE EVENTU DLA VISION EXPRESS

11-13 stycznia 2016r. odbyła się coroczny wyjazd integracyjny & konferencja sprzedażowa firmy Vision Express. Agencja eventowa Exclusive Event już po raz drugi odpowiedzialna była za kompleksową organizację tego wydarzenia. Spotkanie odbyło się w pięciogwiazdkowym hotelu Grand Hotel Tiffi w Iławie. Luksusowy charakter hotelu doskonale wpisuje się w łagodne i kojące otoczenie zieleni, promenady spacerowe i pięknie utrzymany brzeg Jezioraka, najdłuższego jeziora w Polsce. Przepiękna architektura wnętrz, będąca kwintesencją elegancji wystroju, jest niewątpliwie największym atutem obiektu, a duża powierzchnia użytkowa oraz możliwości aranżacyjne przestrzeni, umożliwiły organizację eventu wg ustalonych wcześniej założeń. Wydarzenie było o tyle skomplikowane, iż składało się z kilku elementów, nachodzących na siebie.

‘Pierwszego dnia konferencja na Sali Mazury, następnie program team buildingowy na terenie hotelowego foyer, podczas którego miał miejsce błyskawiczny demontaż na Sali Mazury, którą trzeba było przearanżować i zaadoptować pod kolację uroczystą. Następnie nocny montaż, by rano sala znów mogła służyć konferencji. Jednocześnie, na drugiej sali cały dzień trwały montaże i przygotowania do wieczornej Gali, która miała miejsce dzień później’ - mówi Aurelia Ścibisz. ‘Skomplikowane? Zgadza się - dlatego sprawna logistyka oraz doświadczony team były tutaj na miarę złota. Ekipa techniczna spędziła w Iławie 5 dni, wypito 100 redbulli oraz zjedzono 30 pizz. Dużym wyzwaniem było przygotowanie projektu scenografii, zarówno na konferencję, jak i na uroczystą galę z racji niskich sal konferencyjnych, które są bolączką wielu obiektów konferencyjnych, w tym również Hotelu Tiffi. Wybraliśmy rozwiązania, które idealnie wpasowały się w przestrzenie sal oraz sprawiły, iż został osiągnięty tzw. efekt wow, na którym klientowi bardzo zależało. Najważniejsze było dla nas, by Goście kompletnie nie odczuli uciążliwych montaży, dlatego też zapełniliśmy im dosłownie każdą minutę. Oprócz stałych punktów programu, Goście mieli możliwość zakosztować marokańsko-orientalnego klimatu w hotelowym Shisha Bar, skorzystać z atrakcji w Tiffi Spa Dharma, czy też wziąć udział w rywalizacji na piłkarzykach’ - mówi Ścibisz - kierownik projektu. Konferencja rozpoczęła się od projekcji filmu motywacyjnego dla pracowników, emitowanego na bezszwowej ściance, wkomponowanej w konstrukcję, nawiązującą kolorystyką do logotypu VE. Następnie przyszła pora na wystąpienia prelegentów. Kolejnym elementem przemówień było podsumowanie wyników pracy, którego zwieńczeniem oraz uczczeniem świetnych wyników firmy był wystrzał konfetti. Wybór programu integracyjnego nie należał do najłatwiejszych. Cel był jasno sprecyzowany - wymyśleć scenariusz, który zaktywizuje blisko 300 osób oraz nawiąże do tematu konferencji, jakim był Customer Service. Pomysł produkcji kalendarza firmowego nawiązującego do motywu przewodniego, ale jednocześnie tematycznie połączonego ze znanym filmem został zaakceptowany w mgnieniu oka. Hotelowe lobby oraz pobliskie salki konferencyjne zamieniły się w prawdziwą wytwórnię fotograficzną. Goście mieli do dyspozycji gigantyczną garderobę pełną różnego rodzaju kostiumów, peruk, kapeluszy oraz innych niezbędnych akcesoriów, charakteryzatornię, warsztat, w którym mogli własnoręcznie wykonać niezbędne rekwizyty i oczywiście kilka pomieszczeń, w których profesjonalni fotografowie wykonywali zdjęcia. Na przygotowania było niewiele czasu - o 14:00 Goście kończyli lunch i przechodzili przez jeszcze puste foyer, a już 3h później plan filmowy był gotowy. Tworzenie kalendarza firmowego okazało się niezwykle kreatywnym, ale i integrującym projektem. Podsumowaniem zabawy teambuildingowej była uroczysta kolacja, podczas której miała miejsce prezentacja wykonanych zdjęć oraz wybór najlepszego.

Drugiego dnia, po całodziennej konferencji, Goście mieli trochę czasu wolnego, by się zrelaksować oraz przygotować do wieczornej gali, połączonej z rozdaniem nagród dla najlepszych pracowników. W rolę konferansjera wcielił się Krzysztof Ibisz. Tego wieczoru rozdano nagrody w ośmiu kategoriach oraz jedną nagrodę specjalną. Po części oficjalnej, przyszedł czas na występ gwiazdy wieczoru - do udziału w zabawie został zaproszony zespół Enej. Niewątpliwie był to przysłowiowy 'strzał w dziesiątkę', o czym świadczyła niezwykle entuzjastyczna reakcja Gości, gdy zespół pojawił się na scenie oraz tłumy na parkiecie w czasie trwania koncertu. Ogromnym zainteresowaniem cieszył się również designerski bar, w którym wirtuozi flair serwowali Gościom wyszukane drinki.

Spotkanie dla tak dużej liczby osób i połączenie tylu różnorodnych elementów w krótkim czasie jest bardzo skomplikowanym przedsięwzięciem. Na pewno duży wpływ na jego powodzenie miał dobór podwykonawców, zgrany zespół oraz precyzyjny podział obowiązków - mówi Aureli Ścibisz. Zobacz zdjęcia z eventu: https://www.exclusive-event.pl/konferencja-roczna-koncert-zespolu-enej.

Wywiad z Aurelią Ścibisz, Event Director agencji eventowej Exclusive Event, ekspertem w dziedzinie zarządzania produkcją, specjalistą ds. logistyki eventu, cateringu oraz trudnych przestrzeni.